“Det var veldig enkelt å sette opp Penneo, og det har hjulpet oss med å forenkle signeringprosessen betydelig.” – Emélie Sandström, Head of Group Financial hos Gina Tricot
Om Gina Tricot
Gina Tricot er en svensk motekjede med 151 fysiske butikker og netthandel over hele Europa.
Selskapets mål er å tilby kvinner prisgunstige og trendy klær med enkelhet og fleksibilitet i design og bruk.
Utfordring
På grunn av covid-19 kunne selskapet ikke lenger avholde fysiske styremøter, noe som innebar at den tradisjonelle måten å håndtere dokumenter på måtte legges om. Tidligere ble mange dokumenter signert under disse møtene.
Selskapet innså at det måtte finne en bedre måte å håndtere dokumentsignering på.
Løsning
Etter anbefaling fra et annet selskap som allerede brukte Penneo, bestemte Gina Tricot seg for å implementere vår digitale signeringsløsning for å optimalisere signeringsprosessen for alle involverte parter.
Med Penneos signeringsflyt sendes og spores alle dokumenttransaksjoner automatisk. Dashbordet gir oversikt over prosessen, og de automatiske påminnelsene gjør det lettere å holde seg på sporet.
Løsningen vår gjør det også enklere for underskriverne: De kan se og signere dokumenter ved hjelp av sin elektroniske ID, uansett hvor de befinner seg, med et enkelt tastetrykk. Det er mye raskere og sikrere enn å sende dem i posten, og en kopi av de signerte dokumentene sendes automatisk til hver enkelt underskriver, som trygt kan lagre og hente dem fra sitt personlige arkiv.
Penneo har mange fordeler, og Gina Tricot setter særlig pris på den enkle implementeringen.
Resultater
Penneo har hjulpet Gina Tricot med å redusere den administrative byrden og tilbyr en mer praktisk signeringsopplevelse.
Siden noen av dokumentarbeidsflytene er automatisert, har teamet fått mer tid til å fokusere på kjernefunksjoner og -oppgaver.
“I dag kan vi i gjennomsnitt bruke 40 timer (én arbeidsuke) på andre ting enn å skrive ut, sende, skanne og følge opp signering av dokumenter.” – Emélie Sandström, Head of Group Financial hos Gina Tricot
