Penneo

Guide for bruk av elektroniske signaturer

Norge er tilknyttet EU gjennom sitt medlemskap i det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). Derfor har Norge besluttet å vedta en intern lov, som gjør at bestemmelsene i EUs eIDAS-forordningen også er gjeldende i Norge. Denne forordningen har gitt elektroniske signaturer den samme juridiske status som fysiske signaturer. 

Norge er innlemmet av eIDAS i norsk lov gjennom Lov om elektroniske tillitstjenester.

eIDAS gjør at alle e-signaturer kan brukes til å signere dokumenter på nett, og loven forbyr diskriminering av en signatur utelukkende på bakgrunn av at den er i elektronisk form. Det betyr at uansett hvilken metode som brukes for å signere elektronisk, vil det alltid være opp til dommeren for hvert individuelt tilfelle  å avgjøre om signaturen skal anses som gyldig eller ikke.

Selv om alle e-signaturer potensielt kan godkjennes av retten, har ikke alle samme juridiske status som en håndskrevet signatur. Basert på egne sikkerhetsnivåer, definerer eIDAS tre typer e-signaturer: Standard elektroniske signaturer (SES), avanserte elektroniske signaturer (AES) og kvalifiserte elektroniske signaturer (QES).

Hvert medlemsland (og land hvor forordningen gjelder på grunnlag av folkerett og nasjonal gjennomføring, som i Norge) kan selv definere brukstilfeller der dokumenter kan signeres med en enkel e-signatur og situasjoner hvor avanserte eller kvalifiserte e-signaturer kreves. I tillegg kan hvert land bestemme å kreve en fysisk signatur i spesifikke tilfeller

Signaturtype påkrevd ved lov

Standard elektroniske signaturer (SES)

Standard elektroniske signaturer kan brukes i alle tilfeller der en signatur må påføres et dokument, bortsett fra de situasjonene hvor loven krever en avansert eller kvalifisert elektronisk signatur.

SES kan brukes i følgende tilfeller:

  • HR-dokumenter, inkludert ansettelsesdokumenter, papirarbeid for fordeler, taushetserklæringer, etc.
  • Kommersielle avtaler, inkludert anskaffelsesdokumenter, salgsavtaler, forbrukertransaksjoner og programvarelisenser
  • Leie- og leasingavtaler
  • Styrets beslutninger
  • Bank- og forsikringsavtaler
  • Visse åndsverkslisenser

Avanserte elektroniske signaturer (AES)

  • Dokumenter som er knyttet til offentlige anbud, dersom QES ikke er blitt spesifisert som nødvendig
  • Skjøte innlevert ved hjelp av eiendomsmegler som er registrert i Kartverket

Kvalifiserte elektroniske signaturer (QES)

  • Identitetskontroll av person etter Hvitvaskingsforskriften § 4-3 når identiteten ikke skal bekreftes personlig
  • Enkelte dokumenter som gjelder fast eiendom
  • Dokumenter som gjelder innlevering av offentlige anbud, dersom en AES ikke er innhentet

Håndskrevne signaturer

  • Ekteskapsavtaler og ekteskapsoppgjør skal inngås skriftlig ved håndsignering (§ 11-54 i Ekteskapsloven)
  • Testamenter og fullmakter for å administrere en persons økonomiske anliggender hvis de blir ufør (som et alternativ til et offentlig oppnevnt vergemål)

Spesielle tilfeller

  • Årsmeldinger, årsregnskap og regnskap skal sendes elektronisk via Altinn. Ettersom aksjeloven er teknologinøytral, tillates både fysiske og elektroniske signaturer.
  • Foretaksdokumenter (som referater fra styremøter og aksjonærmøter) kan opprettes som papirdokument eller gjennom Foretaksregisterets elektroniske løsning for stiftelse av aksjeselskap. Dette betyr at det kreves håndskrevne signaturer med mindre dokumentene er elektronisk signert på plattformen som tilbys av Foretaksregisteret (Aksjeloven)
  • Oppsigelse og avskjedigelse skal leveres til arbeidstaker personlig eller i rekommandert brev til arbeidstakers oppgitte adresse (§ 15-4 i Arbeidsmiljøloven). Dette betyr imidlertid ikke at en oppsigelse ikke kan signeres elektronisk; men en fysisk kopi av varselet må fortsatt leveres til den ansatte.

Kan du bruke Penneo til å signere digitalt i Norge?

Ja! Du kan bruke Penneo til å lage avanserte elektroniske signaturer med BankID.

I tillegg til norsk BankID kan du også bruke andre eID-er for å signere med Penneo – som svensk BankID, MitID, FTN og itsme®.

Hvis du ikke har eID, kan du bruke Penneos Simple Electronic Signatures (SES) til å lage en enkel elektronisk signatur ved å tegne signaturen din, skrive navnet ditt eller laste opp et bilde av signaturen din.

Ettersom vedtekter er i stadig utvikling, og strengere krav til gyldigheten av e-signaturer kan bli implementert i fremtiden, er det sikreste valget å stole på en kvalifisert tillitsleverandør. Dessuten er en utmerket investering i å fremtidssikre virksomheten din, sikre overholdelse og et godt samarbeid over landegrensene.

ANSVARSFRASKRIVELSE: Innholdet på denne nettsiden er ment å hjelpe til med å forstå det juridiske rammeverket for e-signaturer og ikke tjene som juridisk rådgivning. Ettersom lover og forskrifter kan endres ofte, kan vi ikke garantere nøyaktigheten av informasjonen som presenteres, da den kanskje ikke er oppdatert i henhold til den nyeste juridiske utviklingen. Penneo fraskriver seg alt ansvar med hensyn til dette materialet, uttrykt eller underforstått i den maksimale utstrekning loven tillater. Vi foreslår at du tar kontakt med en autorisert advokat for å få råd om spesifikke juridiske spørsmål og jurisdiksjoner. (Sist oppdatert: April 2024)

Hva sier andre norske bedrifter om Penneo Sign

Jeg var en av de første som begynte å bruke Penneo hos Aspelin Ramm. Vi opererer med mange leiekontrakter hele tiden, så vi måtte ha en løsning som fungerte raskt og tilfredsstillende, og Penneo fungerte best.

– Mette, eiendomssjef i Aspelin Ramm Eiendom

Det var veldig enkelt og raskt å komme i gang med Penneo. Det har også vært en enkel løsning å lære seg å bruke. Det har hjulpet oss med å samle inn underskrifter og fullføre noen prosesser mye raskere.

– Barbro H. Johansen, leder for digital innovasjon og IT i Haavind

Back to top

Penneo Sign

Få dokumenter signert raskere. Innsamle alle nødvendige informasjoner, og administrer dokumenter og workflows på en enkel og compliant måte.

Penneo KYC

Automatiser din onboarding av nye klienter og AML-prosessen. Samle klient-dokumentasjon og utfør risikovurderinger på en sikker og effektiv måte.