Guide for bruk av elektroniske signaturer
Siden Norge er tilknyttet EU gjennom sitt medlemskap i det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS), besluttet landet å vedta en intern lov som innfører bestemmelsene i eIDAS EU-forordningen. Denne forordningen oprettet standarder som ga elektroniske signaturer samme juridiske status som fysiske signaturer.
Norge innlemmet eIDAS i norsk lov gjennom «Lov om elektroniske tillitstjenester».
Under eIDAS kan alle e-signaturer brukes til å signere dokumenter på nett, og loven forbyr diskriminering av en signatur utelukkende på bakgrunn av at den er i elektronisk form. Med andre ord, uansett hvilken metode som brukes for å signere elektronisk, vil det alltid være opp til dommeren å avgjøre om signaturen skal anses som gyldig eller ikke i hvert individuelle tilfelle.
Selv om alle e-signaturer potensielt kan godkjennes av retten, har ikke alle samme juridiske status som en håndskrevet signatur. Basert på deres egne sikkerhetsnivåer, definerer eIDAS tre typer e-signaturer: Standard elektroniske signaturer (SES), avanserte elektroniske signaturer (AES) og kvalifiserte elektroniske signaturer (QES).
Hvert medlemsland (og land der forordningen gjelder på grunnlag av folkerett og nasjonal gjennomføring, som i Norge) kan definere brukstilfeller der dokumenter kan signeres med en enkel e-signatur og situasjoner der avanserte eller kvalifiserte e-signaturer kreves. I tillegg kan hvert land bestemme å kreve en fysisk signatur i spesifikke tilfeller.
Signaturtype påkrevd ved lov
Standard elektroniske signaturer (SES)
Standard elektroniske signaturer kan brukes i alle tilfeller der en signatur må påføres et dokument, bortsett fra de situasjonene der loven krever en avansert eller kvalifisert elektronisk signatur.
SES kan brukes i følgende tilfeller:
- HR-dokumenter, inkludert ansettelsesdokumenter, papirarbeid for fordeler, taushetserklæringer, etc.
- Kommersielle avtaler, inkludert anskaffelsesdokumenter, salgsavtaler, forbrukertransaksjoner, programvarelisenser
- Leie- og leasingavtaler
- Styrets beslutninger
- Bank- og forsikringsavtaler
- Visse åndsverkslisenser
Avanserte elektroniske signaturer (AES)
- Dokumenter som er knyttet til offentlige anbud, dersom QES ikke er blitt spesifisert som nødvendig
- Skjøte innlevert ved hjelp av eiendomsmegler som er registrert i Kartverket
Kvalifiserte elektroniske signaturer (QES)
- Identitetskontroll av person etter Hvitvaskingsforskriften § 4-3 når identiteten ikke skal bekreftes personlig
- Noen dokumenter som gjelder fast eiendom
- Dokumenter som gjelder innlevering av offentlige anbud, dersom en AES ikke er tatt opp
Håndskrevne signaturer
- Ekteskapsavtaler og ekteskapsoppgjør skal inngås skriftlig ved håndsignering (§ 11-54 i Ekteskapsloven)
- Testamenter og fullmakter for å administrere en persons økonomiske anliggender hvis de blir ufør (som et alternativ til et offentlig oppnevnt vergemål)
Spesielle tilfeller
- Årsmeldinger, årsregnskap og regnskap skal sendes elektronisk via Altinn, en portal som fungerer som et enkelt tilgangspunkt for virksomheter til statlig rapportering. Ettersom aksjeloven er teknologinøytral, tillates både fysiske og elektroniske signaturer.
- Foretaksdokumenter (som referater fra styremøter og aksjonærmøter) kan opprettes som papirdokument eller gjennom Foretaksregisterets elektroniske løsning for stiftelse av aksjeselskap. Dette betyr at det kreves håndskrevne signaturer med mindre dokumentene er elektronisk signert på plattformen som tilbys av Foretaksregisteret (Aksjeloven)
- Oppsigelse og avskjedigelse skal leveres til arbeidstaker personlig eller i rekommandert brev til arbeidstakers sist kjente adresse (§ 15-4 i Arbeidsmiljøloven). Dette betyr imidlertid ikke at en oppsigelse ikke kan signeres elektronisk; det betyr imidlertid at en fysisk kopi av varselet fortsatt må leveres til den ansatte.
Kan du bruke Penneo til å signere digitalt i Norge?
Ja! Du kan bruke Penneo til å lage avanserte elektroniske signaturer med BankID.
I tillegg til norsk BankID kan du også bruke andre eID-er for å signere med Penneo – som svensk BankID, MitID, FTN og itsme®.
Hvis du ikke har eID, kan du bruke Penneos Simple Electronic Signatures (SES) til å lage en enkel elektronisk signatur ved å tegne signaturen din, skrive navnet ditt eller laste opp et bilde av signaturen din.
Ettersom vedtekter er i stadig utvikling, og strengere krav til gyldigheten av e-signaturer kan bli implementert i fremtiden, er det sikreste valget å stole på en kvalifisert tillitsleverandør. Dessuten er en utmerket investering i å fremtidssikre virksomheten din, sikre overholdelse og sikre et godt samarbeid over landegrensene.
ANSVARSFRASKRIVELSE: Innholdet på denne nettsiden er ment å hjelpe til med å forstå det juridiske rammeverket for e-signaturer og ikke tjene som juridisk rådgivning. Ettersom lover og forskrifter kan endres ofte, kan vi ikke garantere nøyaktigheten av informasjonen som presenteres, da den kanskje ikke er oppdatert i henhold til den nyeste juridiske utviklingen. Penneo fraskriver seg alt ansvar med hensyn til dette materialet, uttrykt eller underforstått i den maksimale utstrekning loven tillater. Vi foreslår at du tar kontakt en autorisert advokat for å få råd om spesifikke juridiske spørsmål og jurisdiksjoner. (Sist oppdatert: juni 2022)
Hva sier andre norske bedrifter om Penneo Sign
Jeg var en av de første som begynte å bruke Penneo hos Aspelin Ramm. Vi opererer med mange leiekontrakter hele tiden, så vi måtte ha en løsning som fungerte raskt og tilfredsstillende, og Penneo fungerte best.
– Mette, eiendomssjef i Aspelin Ramm Eiendom
Det var veldig enkelt og raskt å komme i gang med Penneo. Det har også vært en enkel løsning å lære seg å bruke. Det har hjulpet oss med å samle inn underskrifter og fullføre noen prosesser mye raskere.
– Barbro H. Johansen, leder for digital innovasjon og IT i Haavind
