Efterlevnad av regelverk ökar kundernas förtroende, skyddar ditt företag från straff och ryktesspridning och förhindrar att dina produkter och tjänster används i olagliga syften. Det är därför en viktig uppgift för företag inom alla branscher att säkerställa att reglerna följs.
Ett starkt program för efterlevnad kan hjälpa dig att bevisa att ditt företag är medvetna om sina juridiska skyldigheter och hanterar alla nödvändiga åtgärder för att uppfylla dem.
I den här artikeln redovisar vi de åtta viktigaste stegen för att skapa ett effektivt program för regelefterlevnad och för att säkerställa regelefterlevnad i din organisation.
1. Bestäm vilka bestämmelser som är relevanta för din verksamhet.
Det första steget är att identifiera alla lagar och förordningar som gäller för din organisation. De juridiska krav som ditt företag måste uppfylla beror på flera faktorer, t.ex:
- Företagets bransch
- Företagets läge
- De länder som organisationen är verksam i
- De produkter och tjänster som ditt företag tillhandahåller
- Vilken typ av kunder ni arbetar med
2. Identifiera de specifika krav som du måste uppfylla.
När du har identifierat vilka lagar och förordningar ditt företag omfattas av måste du ta reda på vilka specifika krav som ditt företag behöver uppfylla.
Dessutom måste du ta reda på vilka processer du ska implementera för att uppfylla varje specifikt krav och hur du ska dokumentera din efterlevnad.
3. Genomföra en inledande internrevision.
Sedan bör du göra en granskning av efterlevnaden för att utvärdera din nuvarande status för efterlevnad.
En granskning av efterlevnaden är en bedömning av ditt företags policyer och processer som syftar till att identifiera luckor eller riskområden så att du kan vidta lämpliga åtgärder.
För var och en av dina krav på efterlevnad, bör du bedöma:
- Är dina interna processer anpassade till de juridiska bestämmelserna?
- Har din personal kännedom om de regler som din verksamhet omfattas av? Arbetar dina anställda i enighet med dessa regler?
- Har ni korrekt och aktuell dokumentation som beskriver hur ni upprätthåller den löpande efterlevnaden?
4. Upprätta och dokumentera riktlinjer och rutiner för efterlevnad.
Nästa steg är att anpassa den interna verksamheten utifrån de problem och svagheter som framkom under revisionen.
Dessutom måste du förbereda dokumentation som beskriver de åtgärder och förfaranden som skapats för att uppfylla dina juridiska skyldigheter och hur du kontrollerar att de är effektiva. Dessa dokument är viktiga vid externa revisioner som utförs av oberoende tredje part.
Du bör även regelbundet se över och uppdatera policyer och rutiner för efterlevnad och göra dem tillgängliga och lättillgängliga för all personal.
Eftersom de anställda spelar en viktig roll när det gäller att se till att reglerna följs bör de följa riktlinjer och förfaranden som återspeglar företagets juridiska skyldigheter. De är även viktigt att dina anställda skriver under policyn för efterlevnad för att säkerställa att de har läst och godkänt den. På så sätt minskar företagets ansvar vid en händelse om en anställd skulle bryta mot reglerna.
5. Ge dina anställda regelbunden utbildning i efterlevnad.
Det är allas ansvar att se till att lagstiftningen följs. Därför måste du se till att din personal följer de befintliga riktlinjerna för regelefterlevnad.
Anställda som saknar den information som krävs för att utföra sitt arbete i enlighet med de juridiska kraven riskerar att omedvetet bryta mot reglerna.
Därför räcker det inte med att distribuera relevant material när du tar in nyanställda eller vid en uppdatering. Du måste istället ge hela ditt team regelbunden utbildning för att hjälpa dem att förstå ämnets betydelse och deras eget ansvar för att säkerställa regelefterlevnad.
6. Lita på experter
För att hålla dig uppdaterad om ändrade regler och se till att du implementerar rätt processer kan du överväga att anlita externa rådgivare eller interna experter, t.ex. CCO:s.
Corporate Compliance Officers eller CCO:s övervakar regelverket, initierar och övervakar projekt, program och processer för regelefterlevnad och ger smarta råd till alla andra avdelningar.
7. Ständigt förbättra efterlevnaden av lagstiftningen
Att uppnå efterlevnad av lagstiftningen är inte ett engångsprojekt. I stället är det ett regelbundet arbete som består av tre centrala aktiviteter:
Regelbunden övervakning av det rättsliga landskapet
Tillsynsmyndigheterna utfärdar och ändrar regelbundet lagar och förordningar för att bemöta nya risker och för att konsolidera befintlig lagstiftning.
Därmed måste du hålla dig uppdaterad om de lagändringar som påverkar ditt företag och dess efterlevnadsprofil. Om du planerar för kommande förändringar kommer du inte att bli överrumplad när den nya lagstiftningen träder i kraft.
Regelbundna revisioner
Du bör genomföra regelbundna interna revisioner för varje del av din verksamhet för att utvärdera din process för efterlevnad av regelverket och avslöja eventuella brister eller avvikelser.
Anpassning av riktlinjer och förfaranden till förändringar i lagstiftningen.
Nya regleringar kan påverka affärsmodellen och företagets arbete avsevärt. Därför ska du alltid informera din personal om förändringar i policyer och förfaranden för efterlevnad.
8. Använd tekniska verktyg och välj rätt programvaruleverantörer.
Att säkerställa efterlevnad av regelverket samtidigt som man förlitar sig på manuella, pappersbaserade processer gör processen mycket mer komplicerad.
Till exempel, om en kund ber dig att radera de uppgifter som du har om honom eller henne. Om du fysiskt lagrar kundregister måste du gå igenom dem alla för att hitta dem som innehåller uppgifter om just den specifika kunden. En sådan process är mycket tidskrävande och kan hanteras bättre med hjälp av ett digitalt verktyg, till exempel ett dokumenthanteringssystem.
Med hjälp av ett dokumenthanteringssystem kan du snabbt och enkelt hitta alla uppgifter om en kund och radera dem med bara några få klick. På så sätt förvandlas den tidskrävande uppgiften att manuellt hitta dokument till ett jobb som endast tar några minuter.
Alla programvaruleverantörer erbjuder dock inte samma nivå av säkerhet och efterlevnad. Därför bör du leta efter system som bygger på en stabil IT-säkerhetspolicy.
Framför allt bör du se till att de är öppna om sina egna underleverantörer, datacenterplatser och policyer för databehandling.
Hur kan Penneo hjälpa dig att säkerställa efterlevnaden av lagstiftningen?
På Penneo har vi utvecklat noggranna processer för att se till att våra tjänster uppfyller de rättsliga kraven. Våra officiella granskningsrapporter från en tredje part visar att allt vi tillhandahåller uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna inom branschen.
Penneo KYC hjälper skyldiga enheter att uppnå kundkännedom och uppfylla kraven i penningtvättslagen. Med hjälp av systemet kan man göra en guidad riskbedömning och en genomgång på PEP- och sanktionslistor. Systemet informerar även om förändringar i kundens riskprofil.
Om du upptäcker någon misstänkt aktivitet kan du skicka en rapport till myndigheterna direkt via systemet.
Alla uppgifter som lagras i Penneo KYC är end-to-end-krypterade.
Penneo Sign automatiserar processer för digital signering och datainsamling för att du ska kunna fokusera på det som är viktigt. Digitala signaturer som skapas via Penneo Sign uppfyller eIDAS-kraven för avancerade elektroniska signaturer. Det innebär att de är lika lagliga som sina handskrivna motsvarigheter.
Dessutom säkerställer Penneo Sign efterlevnaden av GDPR genom att den krypterar lagrad data och gör det möjligt för användare att schemalägga automatisk radering av data.
