Att välja rätt digitalt signeringsverktyg är avgörande för företag som hanterar känsliga dokument som kräver juridiskt bindande signaturer. Rätt programvara möjliggör effektiv digital signering av en mängd olika viktiga dokument, t.ex. fullmakter, engagemangsbrev, årsredovisningar, juridiska dokument och rapporter.
Men hur vet du vilken programvara som är bäst för ditt företag? Här är de 9 viktigaste funktionerna som du bör titta efter för att säkerställa att du får den mest tillförlitliga, effektiva och kompatibla lösningen som passar in i ditt befintliga digitala ekosystem.
1. Juridiskt bindande digitala signaturer
Att använda penna, bläck och papper för att juridiskt underteckna ett dokument är tidskrävande och ineffektivt. Med ett digitalt signeringsverktyg behöver du inte längre ordna möten eller skicka och/eller skanna dokument fram och tillbaka. När du väljer ett digitalt signeringsverktyg är det viktigt att se till att det tillhandahåller juridiskt bindande signaturer, även kallade avancerade elektroniska signaturer (AdES) och kvalificerade elektroniska signaturer (QES) i enlighet med EU:s eIDAS-förordning. Dessa accepteras i en domstol till skillnad från enkla elektroniska signaturer som ett klotter med fingret eller musen eller en bild av din signatur. QES och AdES är juridiskt bindande som standard och fungerar som en fullständig ersättning för traditionella signaturer med vått bläck, vilket ger bekvämligheten med fjärrsignering utan att kompromissa med den rättsliga giltigheten.
2. Använda en mängd olika eID:er för att signera och bekräfta identitet
Du och dina kunder använder redan nationella eID:n i både arbets- och privatlivet. BankID, MitID och itsme® är allmänt vedertagna på sina marknader och branschstandard när det gäller att bekräfta din identitet digitalt. Ett robust verktyg för digital signering bör integreras med de viktigaste elektroniska ID-handlingarna (eID) som används i Europa. Detta gör att undertecknare kan använda välkända identifieringsmetoder, vilket gör signeringsprocessen bekvämare och säkrare.
3. Möjlighet att signera med pass
Vissa av dina kunder eller medarbetare kanske är baserade i ett land som inte har en eID-lösning som de kan signera dokument med. Din digitala signeringslösning bör kunna stödja dessa internationella undertecknare på ett annat sätt. Ett digitalt signeringsverktyg bör göra det möjligt för undertecknare att använda nationella ID-handlingar som pass eller nationella ID-kort för att identifiera sig och signera med AdES eller QES. Denna flexibilitet säkerställer att alla undertecknare, oavsett var de befinner sig, kan delta i den digitala signeringsprocessen på ett smidigt sätt.
4. Skicka dokument för signering i rätt ordning
Många branscher hanterar komplexa signeringsscenarier, såsom försäljningsavtal, anställningsavtal, årsredovisningar med mera, som kräver flera signaturer på flera dokument i en viss ordning. Leta efter ett digitalt signeringsverktyg som stöder dessa komplexa signeringsflöden, så att du kan definiera vem som ska signera vad och när. Automatiserade meddelanden och påminnelser hjälper till att hålla processen på rätt spår så att du inte behöver följa upp med kunderna manuellt och kan hålla dina deadlines.
5. Att kunna signera på vilken enhet som helst, när som helst
Ett bra digitalt signeringsverktyg bör göra det möjligt för undertecknarna att komma åt och signera dokument från vilken enhet som helst, oavsett om det är en dator, surfplatta eller smartphone. Eftersom mobilanvändningen ständigt ökar är det viktigt att säkerställa mobilkompatibilitet för att öka bekvämligheten och påskynda signeringsprocessen. Du vill att dina kunder ska kunna signera när som helst och när det passar dem.
6. Integration med branschspecifik programvara
För maximal effektivitet bör du välja ett digitalt signeringsverktyg som integreras med din branschspecifika programvara. På så sätt kan du skapa, hantera och skicka dina dokument för signering direkt i ditt bokföringsprogram, vilket eliminerar behovet av att växla mellan olika applikationer och minskar risken för fel.
7. Anpassa din kundkommunikation
Alla företag och privatpersoner är uppmärksamma på de e-postmeddelanden de får. Att inkludera ett meddelande eller anpassa utseendet på det e-postmeddelande som skickas ut med dokumenten för signering kan bidra till att skapa förtroende och snabbare signering. När du skickar ut dokument för underskrift bör du kunna anpassa innehållet i e-postmeddelandet till undertecknarens språk, lägga till ditt varumärke och din logotyp, vilket gör meddelandet mer trovärdigt. Anpassningsbara mallar hjälper till att säkerställa att undertecknarna känner igen och litar på e-postmeddelandet, vilket leder till snabbare åtgärder.
8. Åtkomstkontroll för extra säkerhet
Säkerhet är av största vikt när du skickar känsliga dokument för underskrift. Ett pålitligt verktyg för digital signering bör erbjuda åtkomstkontrollfunktioner som kräver verifiering av personnummer (SSN) eller SMS-åtkomstkoder som endast skickas till undertecknarens telefonnummer. På så sätt säkerställs att endast den avsedda mottagaren kan se och underteckna dokumentet. Dessutom bör en granskningslogg innehålla uppgifter om vem som har haft åtkomst till dokumentet och när.
9. Digitalt arkiv för säker lagring av dokument
Att hålla reda på och organisera dina signerade dokument kan vara svårt och inte tillräckligt säkert. Att lagra dem i e-postmeddelanden, på fildelningswebbplatser eller i mappar på skrivbordet är inte förenligt med GDPR. Ditt digitala signeringsverktyg bör innehålla ett säkert digitalt arkiv där signerade dokument lagras i enlighet med GDPR-reglerna. Detta säkerställer att dina dokument är organiserade, lättillgängliga och skyddade från förlust eller skada, vilket minskar beroendet av fysiskt pappersarbete.
Sammanfattningsvis innebär valet av rätt digitalt signeringsverktyg att man utvärderar dess efterlevnad av rättsliga standarder, integrationsmöjligheter, säkerhetsfunktioner och användarvänlighet. Genom att fokusera på dessa nyckelfunktioner kan du säkerställa att din digitala signeringsprocess är effektiv, säker och juridiskt bindande och uppfyller de höga standarder som krävs inom revisions- och redovisningsområdena.
