Milad Saleh
Skrivet av: Milad Saleh, KYC-expert på Penneo
Datum publicerat: 13 juni 2024

Att välja rätt verktyg för kundkännedom (KYC) är avgörande för att säkerställa effektiva, säkra och kompatibla processer för kundacceptans och kundhantering. Här är nio viktiga funktioner som du bör tänka på när du väljer en KYC-lösning, med insikter från KYC-experten Milad Saleh.

1. Omfattande integration med dataregister

Ett verktyg för kundkännedom bör erbjuda robusta integrationsmöjligheter med nationella och globala dataregister för att automatisera och validera kundinformation på ett effektivt sätt. Genom att integrera direkt med dataregister minskar risken för mänskliga fel avsevärt och tid frigörs för att fokusera på andra värdeskapande uppgifter.

2. Övervakning och varningar i realtid

Möjligheten att övervaka förändringar i klientstatus i realtid är avgörande för att upprätthålla efterlevnaden. Ditt KYC-verktyg bör tillhandahålla automatiska varningar för eventuella förändringar i en kunds situation, till exempel förändringar i PEP-statusen för dina UBO:er eller en ändring av branschkoden i din kunds organisation. Kontinuerlig övervakning är avgörande för att snabbt kunna reagera på potentiella risker och för att säkerställa att du alltid är uppdaterad om den senaste utvecklingen i dina kunders organisationer vid eventuella efterlevnadsrevisioner.

3. Identitetsverifiering på distans

Det kan ta veckor att få dina UBO:er till kontoret för fysisk identifiering. Att eliminera denna tidskrävande och obekväma kundupplevelse med digital identifiering är ett måste. Ett KYC-verktyg måste stödja fjärrverifieringsmetoder som eID eller pass. Fjärrverifieringstekniker som nationell ID-integration ökar inte bara säkerheten utan förbättrar också kundens bekvämlighet genom att de kan identifiera sig från var som helst i världen.

Choosing KYC solution

4. Dynamisk kundinteraktion

Ett idealiskt verktyg för kundkännedom bör underlätta enkel och effektiv kommunikation med kunder för att samla in nödvändig information utan upprepade uppföljningar. Det bör möjliggöra direkt kundkontakt via ett kundkännedomsformulär som du kan anpassa till dina kunder och din bransch, som gör det enkelt för kunderna att svara på eller ladda upp dokumentation från vilken enhet som helst. Säkerhet är också en stor utmaning, så data måste delas via säkra kanaler för att undvika säkerhetsriskerna med att använda e-post och plattformar för dokumentdelning.

5. Vägledd riskbedömning

Utan en ordentlig överblick över riskbedömningsfrågorna eller när man lägger tid på att manuellt leta upp kund- och företagsstatus, så förlitar man sig på magkänsla eller en tillfällig kundstatus. Helst bör du ha ett verktyg som guidar dig genom riskbedömningen, säkerställer enhetlighet i hela företaget och ger en fullständig översikt över kundsvar och dokument, så att du kan göra den slutliga bedömningen på ett så välgrundat sätt som möjligt. Systemet ska hjälpa dig, men i slutändan är det du som har ansvaret.

6. Sömlös systemintegration

Se till att KYC-verktyget kan integreras smidigt med dina befintliga system, t.ex. CRM- och ERP-programvara, för att förbättra arbetsflödeseffektiviteten och upprätthålla datakonsistens mellan plattformarna. Effektiv integration underlättar både dataflöde och användarupplevelse, vilket är nyckeln till operativ effektivitet. På så sätt slipper du krånglet med att växla mellan olika verktyg och sparar i slutändan mycket tid.

7. Hålla jämna steg med de senaste reglerna

Din KYC-lösning måste hålla sig uppdaterad med de senaste regeländringarna och innehålla en aktivitetslogg som registrerar alla åtgärder för rapportering av efterlevnad. Att hålla ett uppdaterat ramverk för efterlevnad är inte bara en nödvändighet utan ett lagkrav. Det är bra att välja ett verktyg som är utvecklat tillsammans med AML-experter inom området, så att du vet att det är gjort med din bransch i åtanke.

8. Avancerade säkerhetsfunktioner

Säkerhet är förväntat och inte förhandlingsbart, både för dig och dina kunder. Leta efter funktioner som kryptering, säker datalagring och överföringsmetoder som säkerställer att kunddata skyddas från obehörig åtkomst. På så sätt har bara kunden och deras betrodda rådgivare tillgång till deras information, vilket ger din kund sinnesfrid. Säkerhetsåtgärderna bör vara robusta för att förhindra eventuella intrång och säkerställa att inte ens tjänsteleverantörer har tillgång till de krypterade uppgifterna.

9. Optimerad kundupplevelse

Slutligen bör KYC-verktyget säkerställa en enkel och trevlig användarupplevelse. Funktioner som kundstatus, steg-för-steg-processer och att inte överväldiga kunderna med för mycket information och frågor på en gång är avgörande. En positiv kundresa är inte bara förenlig med regelverket utan skapar också förtroende och kundlojalitet.

När du väljer en KYC-lösning bör du överväga alla dessa funktioner för att säkerställa att verktyget inte bara uppfyller efterlevnadskraven utan också förbättrar er operativa effektivitet, säkerhet och kundnöjdhet. Penneo KYC tillhandahåller en skräddarsydd, omfattande och användarvänlig lösning för AML-efterlevnad som är anpassad till dina specifika regionala krav.

Läs mer om Penneo KYC

If you're looking to learn more, we have a few suggestions for you

2024 AML and Industry Predictions for Auditors and Accountants

Vad man kan förvänta sig av 2024? AML och branschförutsägelser (för redovisningsbranschen)

AML-compliant risk assessments of customers

Hur du gör en korrekt AML-riskbedömning och riskklassificering av dina kunder

AML violations found in Swedish accounting companies

AML-överträdelser konstaterade av länsstyrelserna och Revisorsinspektionen vid kontroll av revisionsbyråernas efterlevnad under 2023