Företag i alla branscher använder idag olika verktyg för elektronisk signering av dokument. Genom att automatisera större delen av signeringsprocessen leder elektroniska signeringsverktyg till ökad effektivitet och en bättre kundupplevelse.
Vad är elektroniska signeringsverktyg?
Elektroniska signeringsverktyg är ett verktyg som gör det möjligt för användare att signera dokument elektroniskt med hjälp av BankID. Men det är inte allt det gör. Elektroniska signeringsverktyg automatiserar även flera steg i signeringsprocessen, till exempel:
- skicka dokument till olika undertecknare i en viss ordning (baserat på varje undertecknares roll)
- skicka påminnelser via e-post
- övervaka statusen på varje dokument
- säkerställ att endast rätt personer har tillgång till dokumenten med hjälp av rollbaserad åtkomstkontroll och identitetsvalidering med BankID
- spara och lagra dina dokument säkert i mappar
- radera handlingarna permanent när den tillämpliga lagringstiden har löpt ut
Många företag strävar efter att optimera sina pappersbaserade processer för att spara tid, minska kostnaderna och ge kunderna en bättre upplevelse. Att investera i ett verktyg för elektronisk signering är ett bra sätt att börja.
Hur kan elektronisk signering hjälpa dig att förbättra ditt företags resultat?
Här är några viktiga funktioner i elektroniska signeringsverktyg som hjälper dig att överträffa dina konkurrenter och som förbättrar ditt företags resultat:
Digital signering med BankID
Digitala signaturer tillåter att dokument kan undertecknas var som helst, när som helst och från vilken enhet som helst. Detta innebär att signeringsprocessen blir snabbare och bekvämare för alla inblandade. Dessutom behöver dina anställda inte vara upptagna med att skriva ut, skanna och skicka dokument fram och tillbaka, utan de kan lägga allt sitt fokus på uppgifter av högre värde.
Övervaka framstegen för varje dokument
Med elektroniska signeringsverktyg kan du övervaka utvecklingen av varje enskilt dokument. Du kan se vilka dokument som är väntande (väntar på underskrift), avslutade (har undertecknats) eller avvisade (undertecknarna har vägrat att underteckna).
När ett dokument har undertecknats av alla inblandade parter, eller om en undertecknare vägrar att skriva under, meddelar programmet dig via e-post så att du kan vidta nödvändiga åtgärder.
Schemalägg automatiska påminnelser
Elektroniska signeringsverktyg gör det också möjligt att schemalägga automatiska påminnelser. Du bestämmer med vilka intervaller folk ska påminnas om att underteckna, och programmet skickar automatiskt e-postmeddelanden med påminnelser till alla undertecknare.
Håll dina uppgifter säkra
De flesta elektroniska signaturverktyg använder kryptering, rollbaserad åtkomstkontroll, BankID validering och andra säkerhetskontroller för att skydda data som lagras i plattformen mot obehörig åtkomst.
Iso-certifierade leverantörer av digitala signaturer ger dig en trygghet genom att de ser till att din data är skyddad och tillgänglig när du behöver dem.
Säkerställ att dina undertecknade dokument är juridiskt bindande
För att säkerställa att dina undertecknade dokument är juridiskt bindande, välj en leverantör som tillhandahåller avancerade och kvalificerade elektroniska signaturer.
Avancerade och kvalificerade elektroniska signaturer bygger på PKI technology, vilket gör det näst intill omöjligt för undertecknaren att förneka sin signatur.
Vilket är det bästa verktyg för elektronisk signering av dokument i Europa?
Penneo Sign är en mjukvara för elektronisk signering som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen och eIDAS-förordningen. Detta gör Penneo Sign till det bästa valet för EU-baserade företag.
Penneo sign erbjuder många förbyggda integrationer med andra populära programvaror, vilket ger användarna möjlighet att minska den manuella datainmatningen och minimera antalet fel. Du kan även bygga egna integrationer med hjälp av Penneos API.
Plattformen gör det också möjligt att skicka flera dokument till flera undertecknare. Undertecknarna kan signera alla dokument samtidigt, vilket är mycket bekvämare än att signera filerna var och en för sig.
Behöver du samla in data från dina anställda, partners och kunder på ett säkert sätt? Penneo Sign hjälper dig med det. Som Penneo-kund kan du skapa anpassade PDF-formulär som använder kryptering för att skydda data.
Du kan dessutom skapa skräddarsydda e-postmallar som du kan använda om och om igen.
