I en rapport från McKinsey beskrivs det att de mest framgångsrika företagen 2022 och framåt kommer vara de som är helt och hållet digitala. Det är därför ingen överraskning att fler och fler organisationer integrerar nya lösningar, t.ex. elektroniska signaturer i sina processer.
De senaste åren har företag inom olika branscher övergått till digital signering för att förbättra effektiviteten, minimera fel och säkerställa en smidig upplevelse för kunder och samarbetspartners.
Med digitala signeringsverktyg, kan dina anställda automatisera repetitiva uppgifter och lägga sin tid på aktiviteter som kräver kritiskt tänkande och sociala färdigheter.
I den här artikeln får du lära dig mer om digital signering och hur det kan hjälpa dig att göra mer med mindre.
Vad är digital signering?
Digital signering är ett lagligt och säkert sätt att få dokument signerade utan att behöva skriva ut, skanna och skicka dem med post. En plattform för elektroniska signaturer hjälper organisationer och deras intressenter att PDF-dokument digitalt direkt från sina datorer, surfplattor eller telefoner med enbart några få klick.
Varför ska jag övergå till digital signering?
Trots den ökande populariteten för verktyg för elektroniska signaturer och deras potential att lösa vanliga affärsproblem är vissa organisationer tveksamma till att använda dem. Detta beror på att många företagare fortfarande är oroliga för den rättsliga giltigheten och säkerheten i elektroniska signaturer.
Det är dags att avliva myterna om elektroniska signaturer. Vi kommer nu att förklara varför digital signering är avgörande för att företag ska lyckas i dag.
Elektroniskt undertecknade dokument är juridiskt bindande:
Enligt eIDAS-förordningen har e-signaturer rättslig verkan och kan godtas som bevis vid rättsliga förfaranden. På så sätt kan företag tryggt använda verktyg för elektroniska signaturer för att få juridiskt bindande signaturer.
Elektroniska signaturer är säkra:
Alla elektroniska signaturer ger inte samma säkerhetsnivå, men de som skapas av en kvalificerad programvara för elektroniska signaturer, som Penneo Sign, är praktiskt sätt omöjliga att förfalska.
Penneo Sign erbjuder följande typer av elektroniska signaturer:
- Enkla elektroniska signaturer: Du kan skapa enkla elektroniska signaturer via Penneo Sign genom att rita/skriva ditt namn på dokumentet eller genom att ladda upp en bild av din signatur. Systemet ser till att dokumentet inte har ändrats efter signeringen, vilket gör dessa enkla elektroniska signaturer ganska säkra.
- Avancerade elektroniska signaturer: Med Penneo Sign kan du skapa avancerade elektroniska signaturer, även kallat digitala signaturer, med hjälp av ditt BankID. Med dessa signaturer kan undertecknaren identifieras och det undertecknade dokumentet skyddas mot manipulation. De avancerade elektroniska signaturerna ger därför en hög grad av säkerhet.
- Kvalificerade elektroniska signaturer: Som en kvalificerad tillhandahållare av betrodda tjänster, kan Penneo Sign också erbjuda kvalificerade elektroniska signaturer. Dessa signaturer ger högsta möjliga säkerhet och har samma rättsliga verkan som handskrivna signaturer.
Digital signering sparar både tid och pengar:
De flesta av de steg som ingår i signeringsprocessen kan automatiseras med hjälp av en programvara för elektroniska signaturer, vilket leder till ökad effektivitet och kortare handläggningstider för avtal. Dessutom kan digital signering hjälpa dig att minska kostnaderna.
Digital signering är enkelt och bekvämt:
En programvara för elektroniska signaturer hjälper dina anställda, kunder och samarbetspartners att skriva under precis när det passar dem. De kan läsa dokumenten på sin telefon, dator eller surfplatta och skriva under med endast några få klick. Det kan inte bli enklare än så.
Vilken typ av elektronisk signatur ska jag använda?
Vilken typ av elektronisk signatur du ska använda beror på de nationella lagkraven. I Sverige är det till exempel möjligt att underteckna anställningsavtal med en enkel elektronisk signatur, medan lagen i Belgien kräver en kvalificerad elektronisk signatur.
I vår Legality Guide kan du ta reda på vilken typ av signatur du ska använda för olika dokument i Sverige.
Kan alla företag dra nytta av digital signering?
Svaret är ja. Alla företag, oavsett bransch, kan dra nytta av digital signering. Så här gör du.
- Digitala signaturer för revision & redovisning: Revisorer kan använda programvara för elektroniska signaturer när de ska underteckna uppdragsbrev, årsrapporter, styrelsedokument, fullmakter och revisionsrapporter.
- Digitala signaturer för fastighetsförvaltning & fastighetsmäklare: Fastighetsförvaltare och fastighetsmäklare kan underteckna alla typer av dokument elektroniskt – från hyres- och köpeavtal till mötesprotokoll.
- Digitala signaturer för advokatbyråer: Elektroniska signaturer hjälper jurister att minska den tid det tar att samla in underskrifter om fullmakter, uppdragsbrev, skuldebrev och andra typer av juridiska dokument.
- Digitala signaturer för HR-avdelningar: Med elektroniska signaturer kan HR-avdelningar automatisera undertecknandet av anställningsavtal, avgångsvederlag, uppsägningsbrev och bonusavtal.
- Digitala signaturer för bank- och finanssektor: Företag inom bank- och finanssektorn kan också förbättra effektiviteten med hjälp av elektroniska signaturer. Få låneavtal, leasingkontrakt och försäkringar undertecknade på bara några minuter.
Hur kan du förbättra effektiviteten med Penneo Sign?
Penneo Sign är en molnbaserad mjukvara för digitala signaturer som är utformad för företag som vill hantera sina signaturprocesser på ett smidigt och säkert sätt.
Plattformen erbjuder olika funktioner som gör det möjligt för dig och dina kunder att signera och lagra dokument på ett säkert sätt. Några av dessa funktioner är:
- Automatiserad dokumentdirigering: Med Penneo Sign kan du skapa signeringsflöden som är anpassade till varje dokumenttyp. Signeringsflödet bestämmer vem som måste signera dokumentet och i vilken ordning undertecknarna måste signera det.
- Enkla, avancerade och kvalificerade elektroniska signaturer: Penneo är en kvalificerad tillhandahållare av betrodda tjänster, som kan erbjuda alla typer av elektroniska signaturer.
- Automatiska påminnelser: Ställ in automatiska påminnelser för att spara tid och hålla koll på deadlines.
- Anpassningsbara mallar: Skapa egna e-postmallar för att lägga till en personlig prägel.
- PDF-formulär som kan fyllas i: Våra PDF-formulär använder kryptering för att skydda de uppgifter som samlas in. Du kan skapa ditt eget formulär och skicka det via Penneo Sign. Mottagaren kan fylla i formuläret och underteckna det snabbt och säkert.
- Åtkomstkontroll: Du kan säkerställa att endast de avsedda mottagarna kan öppna de formulär och dokument som du skickar ut genom att aktivera BankID validering.
- Flera e-legitimationer: Du kan använda BankID Sweden, itsme®, MitID, BankID Norway, Mobiilivarmenne och den finska BankID för att underteckna dokument med Penneo Sign.
- Integrationer och API: Minska manuell datainmatning och automatisera arbetsflöden genom att ansluta Penneo Sign till din befintliga programvara.
Börja signera dokument elektroniskt!
Idag är digital signering viktigt för att lyckas i affärsverksamheten. Genom att implementera en lösning för elektroniska signaturer i ditt företag kan du ge en bättre kundupplevelse, spara tid och minska kostnaderna.
Detta kommer att skilja dig från konkurrenterna och främja ditt företags strategi för digital omvandling.
