Ekonomisk brottslighet gömmer sig ofta bakom komplexa företagsstrukturer. Därför ska företag som omfattas av penningtvättslagen vidta rimliga åtgärder för att identifiera och kontrollera sina kunders verkliga huvudmän.
Vad är en verklig huvudman?
En verklig huvudman är den fysiska person som ytterst, direkt eller indirekt, äger eller kontrollerar kunden. Ett företag kan ha en eller flera verkliga huvudmän.
• Direkt ägande: En person är en verklig huvudman när han/hon direkt äger mer än 25 procent av andelarna eller rösterna i företaget.
• Indirekt ägande: En person är en verklig huvudman när han/hon äger mer än 25 procent av andelarna eller rösterna i företaget genom ett annat företag (t.ex. ett holdingbolag).
• Andra kontrollmöjligheter: En person är en verklig huvudman när han/hon på annat sätt kontrollerar företaget (t.ex. avgörande inflytande över det juridiska personen via ett aktieägaravtal eller rätt att utse mer än hälften av ledamöterna i styrelsen).
Om en kund inte har en verklig huvudman ska den person som är styrelseordförande, verkställande direktör eller motsvarande befattningshavare betraktas vara kundens verkliga huvudman.
Verksamhetsutövare behöver dock kunna bevisa att de har vidtagit tillräckliga åtgärder för att identifiera de verkliga huvudmännen innan de betraktar styrelsens ordförande, verkställande direktören eller en motsvarande befattningshavare som kundens verkliga huvudmannen.
Krav på identifiering och kontroll av verkliga huvudmän
Företag som är skyldiga att vidta kundkännedomsåtgärder i enlighet med penningtvättslagen måste utreda sina kunders ägar- och kontrollstrukturer samt identifiera och verifiera deras verkliga huvudmän.
1. Utredning av kundens ägarförhållande och kontrollstruktur
Verksamhetsutövare ska vidta rimliga åtgärder för att förstå kundens ägarförhållanden och kontrollstruktur. Åtgärdernas omfattning bör fastställas utifrån kundens riskprofil.
Åtgärderna för att identifiera den verkliga huvudmannen ska minst omfatta sökning i registret över verkliga huvudmän.
2. Insamling av uppgifter om verkliga huvudmän
Företag som omfattas av penningtvättslagen måste minst inhämta följande information om sina kunders verkliga huvudmän:
- namn
- personnummer eller samordningsnummer
- adress
- födelsedatum
Verksamhetsutövare ska säkerställa att de uppgifter som inhämtas är tillräcklig för att identifiera de verkliga huvudmän. Uppgifterna ska hållas uppdaterade och ska bevaras i fem år efter affärsförbindelsens upphörande.
3. Kontroll av de verkliga huvudmännens identitet
Företag ska kontrollera identiteten på kundens verkliga huvudmän. De kan göra det på följande sätt:
- genom svensk identitetshandling, pass eller annan identitetshandling som innehåller fotografi av personen och uppgift om medborgarskap
- genom elektronisk legitimation, till exempel BankID
- genom uppgifter från externa register, intyg eller annan motsvarande dokumentation
Åtgärdernas och kontrollernas omfattning
Omfattningen av åtgärderna och kontrollerna ska bestämmas av den risk som kan förknippas med kundrelationen.
När risken för penningtvätt och finansiering av terrorism är låg kan företag genomföra förenklade åtgärder för kundkännedom. Detta innebär att verksamhetsutövare kan:
- förlita sig på Bolagsverkets register över verkliga huvudmän för uppgift om verklig huvudman
- uppdatera uppgifterna om den verkliga huvudmannen mer sällan än för en kund som bedöms inneha en normal eller hög risk
- kontrollera den verkliga huvudmannens identitet genom uppgifter från kunden istället för en oberoende och utomstående källa
Omvänt ska företag genomföra skärpta åtgärder för kundkännedom, när risken som kan förknippas med en kundrelation är hög (t.ex. när kundens verkliga huvudman är en person i politiskt utsatt ställning). De skärpta åtgärder för kundkännedom kan t.ex. vara att företaget:
- inhämtar ytterligare uppgifter om den verkliga huvudmannen
- uppdaterar uppgifterna om den verkliga huvudmannen mer regelbundet än för en kund som bedöms innebära låg risk
- uppdaterar den verkliga huvudmannens identitetsuppgifter mer frekvent än för lågriskkunder
- kontrollerar uppgifterna om den verkliga huvudmannen mot flera källor (t.ex. reviderade årsredovisningar, stadgar, aktiebok)
Rapportering av avvikelser till Bolagsverket
Verksamhetsutövare ska rapportera eventuella avvikelser mellan de uppgifter om verkliga huvudmän som företaget har inhämtat och uppgifterna i Bolagsverkets register över verkliga huvudmän. Avvikelserna ska anmälas till Bolagsverket.
Hur kan Penneo KYC hjälpa dig att identifiera och kontrollera dina kunders verkliga huvudmän?
Penneo KYC är en digital lösning som hjälper verksamhetsutövare att automatisera KYC-processer, inklusive identifiering och kontroll av den verkliga huvudmannen. Så här fungerar det.
- Identifiering av den verkliga huvudmannen: Systemet hämtar automatiskt kundens uppgifter, inklusive de verkliga huvudmännen, från officiella företagsregister.
- PEP- och sanktionslistor: Systemet kontrollerar även om den verkliga huvudmannen är en person i politiskt utsatt ställning eller om han/hon finns med på sanktionslistor.
- Kontroll av den verkliga huvudmannens identitet: Hämta id-handlingar från kundens verkliga huvudman på ett säkert sätt. End-to-end-kryptering skyddar personuppgifter från obehörig åtkomst.
Med Penneo KYC kan du spara tid, minska kostnaderna och ge dina kunder en bättre upplevelse. Boka en demo av Penneo KYC och säg adjö till tidskrävande KYC-processer!
