Tidigare skrev vi ut dokument där alla var tvungna att skriva under för hand, för att sedan skannas och lagras i vårt system. Nu när vi använder Penneo kan vi lägga in dem direkt i systemet och samla in underskrifter digitalt. Det gör att vi nu sparar mycket tid med hjälp av Penneo.
– Jenny Tell, Uthyrningsansvarig på Svenska Nyttobostäder
Om Svenska Nyttobostäder
Svenska Nyttobostäder är ett fastighetsbolag som äger och förvaltar nybyggda bostadsfastigheter i Stockholm. Lägenheterna hyrs ut till universitet, företag, sjukvårdsorganisationer och privatpersoner som kommer från utlandet och som planerar att stanna under en längre period. Visionen är att fylla behovet av bostäder till priser som alla med inkomst har råd med.
I dagsläget äger de fem byggnader med cirka 1 000 lägenheter. Företaget ägdes tidigare av ett holdingbolag, men efter att ha noterats på Nasdaq First North Growth Market i november 2020 kommer Svenska Nyttobostäder att köpa byggnader på egen hand framöver. Genom köpeavtal har företaget vuxit snabbt på några år och beräknas äga och förvalta närmare 6 000 lägenheter år 2025.
Företaget tar aktivt del av digitaliseringen och försöker utnyttja de digitala verktyg som finns på marknaden. Företaget använder redan en telefonapplikation där hyresgäster kan kommunicera och dela information samt digitala nycklar till alla byggnader – vilket säkerställer att en fysisk nyckel till deras fastigheter aldrig kommer att kunna tillverkas eller kopieras.
Vi försöker vara så digitala som möjligt.
– Jenny Tell, Uthyrningsansvarig på Svenska Nyttobostäder
I takt med att företaget växte och lösgjorde sig från sitt holdingbolag var behovet av en bättre och effektivare signeringslösning avgörande. Företaget har två kategorier av kunder: privatkunder som hyr lägenheter och företag som hyr byggnader. Det finns många olika typer av avtal och kontrakt som skiljer sig mycket åt beroende på kundens situation och språk. Det är därför viktigt att kunna hantera och hålla reda på alla dokument och förvara dem på ett säkert sätt.
Utmaningar
Tidskrävande tråkiga dagliga uppgifter
En av de mest utmanande aspekterna av det dagliga arbetet för Svenska Nyttobostäder är att samla in underskrifter för olika kontrakt och kundavtal i god tid. De samlar in underskrifter på två sätt: antingen genom att ordna personliga kundmöten där avtalen undertecknas eller genom att använda posttjänsterna för att skicka dokumentation och invänta att den skickas tillbaka undertecknad. Båda alternativen är tidskrävande för företaget och det skulle i genomsnitt ta dem 1-2 veckor innan dokumentationen hade skickats, undertecknats, returnerats och lagrats i företagets molnbaserade arkiv.
Det befintliga arbetsflödet för insamling av signaturer byggde därför på att man hoppades få tillbaka signaturerna i tid, samtidigt som man räknade med förseningar eller oväntade händelser i processen. Detta, och bristen på en överblick över statusen för insamlingen av signaturer, kunde lätt skapa frustration under det dagliga arbetet.
I det värsta fallet väntar vi på att de två parterna ska skriva under. Det kan vara en mycket lång process bara för att få en underskrift.
– Jenny Tell, Uthyrningsansvarig på Svenska Nyttobostäder
Ohållbar kundkommunikation fram och tillbaka
Ineffektiv kundkommunikation var ett annat stort problem för Svenska Nyttobostäder. E-postkorrespondens om en bostadsaffär var ofta sammanblandad med meddelanden och varningar om undertecknande av dokument, vilket ledde till att kundrelationen och kommunikationen blev lidande och innebar en hel del manuellt arbete för företaget. Med tanke på att företaget förväntas äga och förvalta nästan 6 000 lägenheter fram till 2025 skulle det bli för tidskrävande att skicka ut enskilda e-postmeddelanden till kunderna för att påminna dem om att de ska underteckna kontrakten. Det skulle även bli svårt att hålla koll på utvecklingen, vilket därför inte är en hållbar strategi på lång sikt.
Resultat
Ökad effektivitet genom att effektivisera arbetsflöden för signering och automatisera manuella uppgifter
Med Penneo är det mindre tidskrävande att samla in namnunderskrifter och processen är mer lätthanterlig. Ett kontrakt kan undertecknas digitalt på mindre än en minut med Penneo. Med hjälp av Penneo behöver Svenska Nyttobostäder inte längre arrangera personliga kundmöten för att kontrakt ska undertecknas och inte längre förlita sig på posttjänster för att leverera dokumentation.
Vi använder främst e-post, och från och med nu skickar vi dokumenten via Penneo och informerar kunderna i förväg om att de skickar dem digitalt och att de måste skriva under med ett BankID. Vi skickar ingenting per post längre. Det finns inga problem, det går riktigt bra.
– Jenny Tell, Uthyrningsansvarig på Svenska Nyttobostäder
Tack vare Penneos arbetsflöde för insamling av signaturer lagras alla undertecknade kontrakt och avtal nu automatiskt i Penneos arkiv. Vår plattform ger SNB en fullständig översikt över insamlingsstatusen för deras signaturer, som är lättillgänglig på instrumentpanelen. Företaget kan när som helst få veta vilka dokument som har undertecknats och vilka som inte har det.
De använder i nuläget sina egna mallar för att skapa dokument som sedan laddas upp till Penneo som PDF och skickas över för signering – och kan fortfarande dra nytta av Penneo-arkivet och lagra dokument där på ett enkelt, säkert och effektivt sätt.
Just nu skapar vi våra egna individuella mallar för avtal och laddar ner dem till en pdf-fil, men i framtiden överväger vi att använda Penneos inbyggda mallar.
– Jenny Tell, Uthyrningsansvarig på Svenska Nyttobostäder
Förbättrad kundupplevelse
Med Penneo har kundkommunikationen förbättrats och förkortats avsevärt. Dialogen med kunderna handlar nu enbart om att ge information och besvara relevanta frågor, snarare än att skicka påminnelser om att underteckna dokument. Detta gör att Svenska Nyttobostäder kan ge sina kunder mer värde och fokusera mer på deras behov.
Man har dessutom upptäckt att Penneo är ett bra verktyg vid hanteringen av hyresgäster som kommer från långt borta. Oavsett om kunderna varit på semester eller befunnit sig i en annan tidszon, har påminnelserna en mer påtaglig effekt när de kommer automatiskt snarare än som en del av befintlig e-postkorrespondens. Detta betyder att kunderna kan enkelt underteckna alla dokument var de än befinner sig, på alla enheter som de har tillgång till.
Många gånger var andra undertecknare inte tillgängliga eller på semester – det är mycket bättre att ha en digital signatur och få de digitala dokumenten direkt.
– Jenny Tell, Uthyrningsansvarig på Svenska Nyttobostäder
Implementeringen av Penneo har hjälpt Svenska Nyttobostäder med att:
- Spara tid på insamlingen av signaturer och automatisera arbetsflödena.
- Spara kostnader för posttjänster.
- Förbättra kundupplevelse genom att öka e-postkommunikationen och hålla bort påminnelser från korrespondenserna.
- Öka effektiviteten och samarbete internt genom att använda olika typer av dokumenthantering, t.ex. hyresavtal och årsrapporter.
- Integrera Penneo med andra verktyg, vilket gör att de inte behöver skapa sina dokument i Penneo utan kan använda det program som de använde tidigare och ladda ner dokumenten till Penneo.
