Kvarnhuset Ekonomi effektiviserade signerandet av årsrapporter med Penneos signeringsflöde

Kvarnhuset Ekonomi

"Vi på Kvarnhuset bestämde oss för att börja med att hantera och signera årsredovisningarna digitalt när pandemin gjorde att vi även höll styrelsemötena digitalt. Penneos lösning fungerade perfekt och var mycket enkel att hantera. Först så signerade styrelsemedlemmarna med deras BankID och efter det gick det automatiskt vidare till Revisorn för signering. Hade vi gjort detta på det gamla sättet som var analogt med bläcksignatur hade vi behövt posta Årsredovisningarna mellan Styrelsemedlemmarna och det skulle ha tagit åtminstone 3 veckor att slutföra. Tack vare Penneo gjordes allt digitalt och vi fick in alla signaturer direkt under Styrelsemöten och allt blev helt compliant."

Bengt Yngveson, Auktoriserad Redovisningskonsult, Kvarnhuset Ekonomi

Om Kvarnhuset Ekonomi AB

Kvarnhuset Ekonomi AB är en redovisningsbyrå i Svalöv med en stark lokal förankring och med mer än ett århundrades samlad erfarenhet.

De erbjuder tjänster för redovisning, finansiell rådgivning, skattefrågor och familjerätt. Kvarnhuset jobbar med både privatpersoner och företag av olika storlekar med fokus att öka lönsamheten.

Situationen för Kvarnhuset Ekonomi

Många revisions och redovisningsbyråer upplever en högsäsong när årsredovisningarna skall skickas in varje år. Något även Kvarnhuset upplevde. Därför blev det mycket intressant att kunna spara tid genom att automatisera processen kring årsredovisningen för Kvarnhuset.

Kvarnhusets utmaningar

Kvarnhuset sköter redovisningen för 10 stiftelsers årsredovisningar. Styrelsen för stiftelserna har samma medlemmar vilket betyder att vid analog signering skulle 10 årsredovisningar behöva signeras individuellt av samma styrelsemedlemmar och av Revisorn som har ansvaret för revisionsberättelsen.

Utöver detta så är styrelsemedlemmarna geografiskt spridda över olika delar av Sverige vilket gör att årsstämman är svår att hålla på en plats. Detta ökar komplexiteten och leder till flera manuella delprocesser och beroende av postgången. Allt detta ökar risken för förseningar och att missa de lagstadgade datumen för bland annat inlämning.

Detta är en specifikt case och Kvarnhuset såg att om de fann en bättre lösning så skulle det kunna avsevärt minska tidsåtgången för hanterandet av de 10 årsredovisningarna.

Penneos lösning på Kvarnhusets Ekonomis utmaning

Penneo var en ny tjänst för Kvarnhuset men de hade hört om att vi hjälper revisorer och redovisningsbyråer automatisera deras tidskrävande processor och de hörde av sig till oss för att se om vi kunde hitta en lösning.

Penneo hjälpte Kvarnhuset genom att sätta upp ett specifikt signeringsflöde som löste situationen och effektiviserade dialogen mellan Kvarnhuset och klienten.

Signeringsflöden gjorde att Kvarnhuset kunde skicka alla 10 årsredovisningar till de 9 mottagarna hos klienten och få dessa signerade på samma gång. Tack vare designen av flödet som stödjer komplexa signeringsföljder och signering av flera dokument åt gången signerade alla parter det genom en transaktion. Dessutom så håller flödet dokumenten i rätt ordning så att revisorn signerar när de övriga har signerat för full kontroll och compliance.

Signeringsflödet i sig var enkelt att hantera. Först signerade styrelsemedlemmarna 1-2 dokument per årsredovisning (med en signering) och därefter signerade revisorn samma dokument samt revisionsberättelsen.

Resultatet för Kvarnhuset Ekonomi

Genom att använda Penneo kunde Kvarnhuset Ekonomi kraftigt öka effektiviteten och spara tid på att undvika manuella och repetitiva processor. Via en skräddarsydd lösning så lyckades de lösa en väldigt specifik utmaning som annars hade krävt mycket administration.

Signering flödet hjälpte Kvarnhuset Ekonomi att underlätta för sin klient genom att få in de kravställda signaturerna på ett enkelt och säkert sätt och på så sätt skapades en betydligt bättre kundupplevelse. Kvarnhusets klient kunde signera från varsomhelst och behövde bara signera en gång. Processen för att signera årsredovisningen var smidig så att både Kvarnhuset, klienten och klientens revisor (från EY AB) tjänade på att använda Penneo.

 

Få en gratis testversion av Penneo!