Økonomisk kriminalitet skjuler seg ofte bak komplekse selskapsstrukturer. Derfor må virksomheter som er omfattet av hvitvaskingsloven iverksette rimelige tiltak for å identifisere og kontrollere sine kunders reelle rettighetshavere.
Hva er en reell rettighetshaver?
En reell rettighetshaver er den fysiske personen som i siste instans, direkte eller indirekte, eier eller kontrollerer kunden. Et selskap kan ha en eller flere reelle rettighetshavere.
- Direkte eierskap: En person er en reell rettighetshaver når han/hun direkte eier mer enn 25 prosent av eierandelene eller stemmerettighetene i selskapet.
- Indirekte eierskap: En person er en reell rettighetshaver når han/hun eier mer enn 25 prosent av eierandelene eller stemmerettighetene i selskapet gjennom et annet selskap (f.eks. et holdingselskap).
- Kontroll på annen måte: En person er en reell rettighetshaver når han/hun kontrollerer selskapet på annen måte (f.eks. rett til å utpeke mer enn halvparten av selskapets styremedlemmer eller bestemmende innflytelse over selskapet via en eieravtale).
Dersom en kunde ikke har en reell rettighetshaver, skal rapporteringspliktige innhente opplysninger om kundens styre, daglige leder, eller tilsvarende. Rapporteringspliktige må også kunne dokumentere at de har iverksatt tilstrekkelige tiltak for å identifisere de reelle rettighetshaverne.
Krav til identifikasjon og kontroll av reelle rettighetshavere
Selskaper som skal gjennomføre kundetiltak i henhold til hvitvaskingsloven er pålagt å identifisere og kontrollere sine kunders reelle rettighetshavere.
1. Forståelse av kundens eierskaps- og kontrollstruktur
Rapporteringspliktige må iverksette rimelige tiltak for å forstå kundens eierskaps- og kontrollstruktur. Omfanget av tiltakene skal tilpasses kundens risikoprofil.
For å forstå kundens eierskaps- og kontrollstruktur bør bedrifter innhente opplysninger om blant annet juridiske eiere, ledelse, selskapsstruktur, aksjonæravtaler og aksjeklasser.
2. Innhenting av identitetsopplysninger om kundens reelle rettighetshavere
Selskaper omfattet av hvitvaskingsloven skal innhente følgende identitetsopplysninger om sine kunders reelle rettighetshavere:
- Navn
- Fødselsnummer, D-nummer eller annen entydig identitetskode
- Adresse
- Fødselsdato, fødested, kjønn og statsborgerskap (når den reelle rettighetshaver ikke har D-nummer eller fødselsnummer)
Tiltakene for å identifisere den reelle rettighetshaveren inkluderer søk i registre over reelle rettighetshavere.
Rapporteringspliktige skal sikre at de innhentede opplysninger er tilstrekkelig til å identifisere de reelle rettighetshaverne. Opplysningene skal holdes oppdatert og skal lagres i fem år etter at kundeforholdet ble avsluttet.
3. Bekreftelse av identiteten til reelle rettighetshavere
Bedrifter skal bekrefte identiteten til de reelle rettighetshavere. De kan gjøre det på følgende måter:
- ved å kreve kopi/bilde av gyldig legitimasjon som pass, nasjonalt identitetskort, norsk førerkort eller norsk bankkort med bilde
- ved å kreve at den reelle rettighetshaver bekrefter sin identitet med BankID
Omfanget av tiltakene og kontrollene
Omfanget av tiltakene og kontrollene skal fastsettes ut fra virksomhetens risikovurdering av kundeforholdet.
Dersom en kunde har lav risiko for hvitvasking og terrorfinansiering, kan selskapet gjennomføre forenklede kundetiltak. De forenklede kundetiltak kan f.eks. være at selskapet:
- utfører mindre omfattende tiltak for å bekrefte reelle rettighetshaveres identitet
- gjennomfører løpende oppfølging sjeldnere enn for kunder med middels eller høy risiko
Motsatt skal selskapene gjennomføre forsterkede kundetiltak når kunden har høy risiko for hvitvasking og terrorfinansiering (f.eks. når kundens reelle rettighetshaver er en politisk eksponert person). De forsterkede kundetiltak kan f.eks. være at selskapet:
- innhenter ytterligere informasjon om kundens reelle rettighetshaver
- oppdaterer informasjonen om kundens reelle rettighetshaver oftere enn ellers
- innhenter ytterligere dokumentasjon om kundens eierskaps- og kontrollstruktur (f.eks. vedtekter, stiftelsesdokument)
- kontrollerer identiteten til den reelle rettighetshaver mot flere troverdige kilder
Hvordan kan Penneo KYC hjelpe deg med å identifisere og bekrefte identiteten til reelle rettighetshavere?
Penneo KYC er en digital løsning som hjelper bedrifter med å automatisere kundetiltak, inkludert identifikasjon og kontroll av reelle rettighetshavere. Slik fungerer det:
- Identifikasjon av den reelle rettighetshaver: Systemet henter automatisk kundens opplysninger, inkludert de reelle rettighetshaverne, fra offisielle selskapsregistre.
- Søk mot PEP- og sanksjonslister: Systemet sjekker også om den reelle rettighetshaver er en politisk eksponert person og om han/hun står på sanksjonslister.
- Bekreftelse av identitet: Innhente identitetsdokumenter fra reelle rettighetshavere på en sikker måte. End-to-end-kryptering beskytter personlige data mot uautorisert tilgang.
Med Penneo KYC kan du spare tid, redusere kostnader og gi kundene dine en bedre opplevelse. Bestill en demo av Penneo KYC og si farvel til tidkrevende KYC-prosesser!
