We spraken met Nicolas, partner van A.lex, over hoe advocatenkantoren digitalisering omarmen en waarom Penneo een goede keuze was voor het team.
Kunt u ons meer vertellen over uw bedrijf en team?
A.lex is een middelgroot advocatenkantoor dat zich focust op ondernemingen, ondernemers en vermogende particulieren. Het kantoor bestaat uit verschillende complementaire teams, die ondernemingen bijstaan op commercieel, HR, fiscaal en vennootschapsrechtelijk vlak.
Het merendeel van het cliënteel zijn grote en middelgrote ondernemingen, alsook individuele ondernemers.
Waarom is digitalisering belangrijk voor een modern advocatenkantoor?
Op dit moment is de digitalisering van de advocatuur, met diverse AI-toepassingen, volop aan de gang. De voorbije jaren heeft A.lex dan ook sterk ingezet op de verdere digitalisering van haar kantoor. Deze doorgedreven digitalisering helpt ons om efficiënter te werken. Aangevuld met onze kennis en expertise kunnen wij voor onze klanten kort op de bal spelen, waarbij steeds de focus op de individuele situatie van elke ondernemer bewaard wordt.
Hoe kreeg u eerder documenten ondertekend en waarom besloot u Penneo te proberen?
Voorheen werden alle overeenkomsten nog met balpen op papier ondertekend. Dit betekende dat ofwel de partijen steeds bij ons moesten langskomen op kantoor voor ondertekening, ofwel de overeenkomst per e-mail verstuurd werd, deze door partijen afgeprint werd en ondertekend werd, om deze nadien opnieuw in te scannen en ons per e-mail te bezorgen om een digitale kopie in ons dossier te hebben.
Deze omslachtige flow heeft ons doen besluiten om volledig over te schakelen op digitale ondertekening, waarbij we in onze zoektocht naar een gebruiksvriendelijke toepassing uiteindelijk bij Penneo terecht gekomen zijn.
Waarom heb je Penneo verkozen boven andere bedrijven?
We hebben uiteindelijk voor Penneo gekozen omwille van de gebruiksvriendelijkheid voor het instellen van de ondertekenings-flow. Bovendien kunnen er voor bepaalde processen standaardflows aangemaakt worden, waarbij de volgorde van ondertekenaars kan worden ingesteld. Ook volgt Penneo automatisch de ondertekeningsstroom op, waarbij desgevallend een reminder verstuurd wordt wanneer een ondertekenaar na een aantal dagen de overeenkomst nog niet getekend heeft.
Daarnaast was ook de integratie met itsme® belangrijk. itsme® is inmiddels wijdverspreid voor allerhande digitale toepassingen bij ons cliënteel. Hierdoor kan de ondertekening door de klanten gebeuren zonder dat zij zich vooraf dienen te registreren of software moeten downloaden.
