La connaissance client (KYC) est le processus qui consiste à vérifier l’identité de vos clients, à évaluer leur niveau de risque et à revoir et mettre à jour périodiquement leurs informations. Le processus KYC est nécessaire pour garantir la conformité de votre entreprise avec la loi anti-blanchiment.

Toutes les entités assujetties doivent effectuer des contrôles KYC pour s’assurer qu’elles ne font affaire qu’avec des entités dignes de confiance.

Par exemple, les banques doivent effectuer une vérification KYC lorsqu’une personne souhaite ouvrir un compte bancaire. La vérification de l’identité des clients potentiels permet aux banques d’éviter de faire affaire avec des blanchisseurs d’argent.

De même, certaines entreprises qui vendent à d’autres entreprises doivent effectuer des contrôles KYC pour identifier les bénéficiaires effectifs et vérifier la légitimité des entités avec lesquelles elles entretiennent des relations commerciales. Les bénéficiaires effectifs sont les personnes qui contrôlent l’entreprise.

Les contrôles KYC aident les entreprises B2B à comprendre et à surveiller les risques associés à chaque client et les protègent de toute collaboration avec des entités impliquées dans le blanchiment d’argent ou le financement du terrorisme.

Votre entreprise doit-elle se conformer à la loi anti-blanchiment ? Vous souhaitez automatiser votre processus KYC et simplifier la mise en conformité ? Alors poursuivez votre lecture.

La connaissance client est-elle obligatoire pour toutes les entreprises ?
Quelles sont les cinq étapes d’un processus KYC ?
Comment les solutions numériques peuvent-elles simplifier la connaissance client ?

 

La connaissance client est-elle obligatoire pour toutes les entreprises ?

Non, la connaissance client est seulement obligatoire que pour les entités réglementées par les règles en matière de prévention du blanchiment d’argent, telles que:

  • Les établissements de paiement, les établissements de crédit, et les entreprises d’investissement
  • Les professions comptables
  • Les notaires et les avocats
  • Les agents immobiliers
  • Les entreprises qui exploitent des jeux de hasard
  • Les personnes qui achètent, vendent ou agissent en qualité d’intermédiaires dans le commerce des biens, lorsque le prix de mise en vente d’un ou d’un ensemble de ces biens, est d’un montant égal ou supérieur à 10 000 euros

Cependant, d’autres entreprises ont également commencé à effectuer des contrôles KYC pour se protéger de la criminalité financière.

 

Quelles sont les cinq étapes d’un processus KYC ?

La connaissance du client comprend des obligations de vigilance telles que l’identification et la vérification du client, l’dentification de l’objet et de la nature de la relation d’affaires envisagée, ainsi que la surveillance renforcée et permanente de la relation d’affaires. Outre les obligations de vigilance à l’égard de la clientèle, l’évaluation des risques et la tenue de registres sont des étapes essentielles du processus KYC.

1. Identification et vérification du client

La première étape d’un processus KYC consiste à collecter des données sur les clients potentiels.

Si le client est un particulier ou le bénéficiaire effectif d’une entreprise, les informations que vous devez solliciter comprennent généralement son nom complet, son adresse, sa date et son lieu de naissance et son numéro d’identification national. Vous pouvez vérifier l’exactitude des informations fournies soit en demandant des copies de documents officiels tels que le passeport ou la carte d’identité nationale, soit à l’aide de moyens d’identification électronique fiables (tels qu’une eID nationale).

Pour les entreprises, vous devez collecter des informations concernant le nom légal, la forme juridique (entreprise individuelle, société de personnes, etc.), le numéro d’enregistrement, les produits / services, l’adresse et les bénéficiaires effectifs de la société. Dans certains cas, vous devez également demander des documents justificatifs tels que des certificats de constitution, des statuts, des organigrammes et des registres d’actionnaires.

Les informations collectées doivent également être vérifiées sur les listes de sanctions et de PPE pour les individus/bénéficiaires effectifs et dans les registres officiels pour les sociétés.

Gardez à l’esprit que les informations nécessaires et les pièces justificatives peuvent différer en fonction du risque LCB-FT posé par le client. Pour les clients à faible risque, vous pouvez collecter moins de données, tandis que pour les clients à haut risque, des informations supplémentaires sont toujours nécessaires.

2. Connaissance de l’objet et de la nature de la relation d’affaires

Au cours de cette étape, vous devez comprendre pourquoi le client souhaite utiliser vos produits ou services. Par exemple, une personne ouvre un compte bancaire dans le but premier de conserver son argent en lieu sûr et d’y avoir facilement accès.

Vous devez également comprendre comment le client a l’intention d’utiliser votre produit / service. Pour ce faire, vous devez collecter des informations sur :

  • les types de transactions
  • la taille et la fréquence des transactions
  • les pays impliqués dans les transactions

Par exemple, une personne qui vient d’ouvrir un compte bancaire pour y faire créditer son salaire. Le client prévoit de retirer un maximum de 100 € par mois et d’effectuer des dépôts en espèces d’un maximum de 500 € par an. Il n’a pas l’intention d’effectuer de transferts transfrontaliers.

Le fait de connaître la nature et l’objectif des relations d’affaires vous aidera à détecter toute activité suspecte potentiellement liée au blanchiment d’argent. Dans l’exemple ci-dessus, une transaction suspecte serait le transfert d’une importante somme d’argent sur un compte bancaire transfrontalier.

3. Évaluation des risques

L’étape suivante consiste à évaluer le niveau de risque du client.

Pour déterminer le risque posé par les individus, vous devrez poser des questions telles que :

  • Le client est-il un PPE (personne politiquement exposée) ?
  • Le client dirige-t-il une entreprise qui présente un risque plus élevé de criminalité financière, par exemple une entreprise qui utilise beaucoup d’argent liquide ?
  • Avez-vous un contact direct avec le client ?
  • Vendez-vous le produit directement au client ou faites-vous appel à des intermédiaires ?
  • Le client se renseigne-t-il sur les échappatoires permettant de réduire ou d’éliminer ses obligations fiscales ? Et si oui, pensez-vous que cela entraîne un risque plus élevé de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme ?
  • Le client est-il intéressé par un produit/service à haut risque ?

Pour identifier le niveau de risque associé à une entreprise, répondez aux questions suivantes :

  • L’entreprise a-t-elle une structure complexe qui rend difficile l’établissement de l’identité des bénéficiaires effectifs ?
  • Le secteur d’activité du client est-il enclin au blanchiment d’argent ou au financement du terrorisme (par exemple, le secteur financier) ?
  • Les produits, services ou canaux de distribution qu’il fournit présentent-ils un risque élevé de criminalité financière (par exemple, services bancaires privés ou interactions non présentielles) ?
  • Le client opère-t-il dans des pays hors de l’UE qui ne disposent pas d’une réglementation suffisante en matière de blanchiment d’argent ?

En répondant à ces questions, vous pouvez identifier le niveau de risque de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme associé à chaque client potentiel. Les trois niveaux de risque sont faibles, moyens et élevés.

4. Suivi et mises à jour en continu

La situation des clients évolue avec le temps. Par conséquent, vous devez revoir et mettre à jour toutes les données KYC au moins une fois par an pour vous assurer que les informations que vous détenez sont exactes.

Par exemple, supposons que l’un de vos clients actuels soit nommé cadre supérieur d’une société d’État, devenant ainsi une PPE (personne politiquement exposée).

Étant donné que les PPE présentent un niveau plus élevé de blanchiment d’argent, vous devrez mettre à jour le niveau de risque du client et recueillir des informations et des documents justificatifs supplémentaires.

5. Tenue de dossiers

En Belgique, les entités assujetties doivent conserver les informations KYC pendant dix ans après la fin de la relation d’affaires.

 

Comment les solutions numériques peuvent-elles simplifier la connaissance du client ?

Les solutions numériques KYC automatisent le travail manuel, réduisent les erreurs, diminuent les coûts et vous font gagner du temps. De plus, le logiciel KYC crypte les données personnelles et les documents officiels de vos clients pour les protéger contre les pirates.

Penneo KYC est une solution numérique qui lance le processus KYC en vérifiant les clients individuels et les bénéficiaires effectifs sur les listes de sanctions et de PPE.

Si le client est une organisation, Penneo KYC récupère automatiquement toutes les données disponibles à partir des registres officiels des entreprises (par exemple, numéro d’enregistrement, bénéficiaires effectifs, forme juridique).

Ensuite, le système vous pose quelques questions sur votre client pour vous aider à évaluer son profil de risque.

La troisième étape consiste à demander des documents. Vous pouvez sélectionner les documents officiels dont vous avez besoin dans une liste et envoyer la demande à votre client.

Lorsque le client reçoit la demande, il peut utiliser n’importe quel appareil pour télécharger des photos ou des copies des documents dans l’application.

Une fois que vous avez reçu les documents, vous pouvez soit les approuver, soit les rejeter. Si tout est en ordre et que la documentation est approuvée, la relation d’affaires commence. Notre système stocke les informations KYC du client, que vous pouvez facilement retrouver et consulter en cas de besoin.

De plus, notre solution numérique KYC vérifie régulièrement vos clients sur les listes de PPE et de sanctions et aux registres d’entreprises pendant toute la durée de la relation commerciale. Si des changements sont détectés, Penneo KYC vous en informe.

Comme vous pouvez le constater, le processus KYC n’a pas à être fastidieux et chronophage. Alors, obtenez un essai gratuit de Penneo KYC dès aujourd’hui et commencez à explorer ses avantages !

 

 

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