Les signatures manuscrites, ont été de moins en moins utilisées au cours de la dernière décennie. Cela s’explique par le fait que les signatures numériques les ont rapidement remplacées en raison des nombreux avantages qu’elles offrent.
Cet article compare les deux types de signatures, leurs implications et leur valeur juridique.
Que sont les signatures manuscrites ?
Les signatures manusctites sont créées lorsque qu’une personne marque physiquement un document avec un stylo à encre.
Quelles sont les différences entre les signatures manuscrites et les signatures électroniques ?
Les signatures manuscrites font rapidement partie du passé. En revanche, les signatures électroniques offrent d’innombrables avantages qui les rendent incontournables pour toute entreprise moderne.
Les principales différences entre les signatures manuscrites et les signatures électroniques sont les suivantes :
1. Les signatures manuscrites peuvent être falsifiées, fraudées ou refusées
Les altérations des documents papier signés sont souvent indétectables. Sans compter que les signatures manuscrites peuvent facilement être falsifiées.
En revanche, les signatures électroniques permettent l’identification des signataires et empêchent la modification du document après sa signature.
2. L’utilisation excessive de papier nuit à l’image de l’entreprise
Ce n’est un secret pour personne que les entreprises sont censées mettre la durabilité à l’ordre du jour de leurs activités et se mettre à jour en termes de transformation numérique.
L’adoption d’une solution de signature numérique est une étape importante pour passer à un modèle d’entreprise sans papier et donner l’image d’une organisation moderne.
3. Les processus manuels pèsent sur les dépenses des entreprises
Des éléments tels que le papier, l’encre, les imprimantes, l’emballage, l’expédition et le stockage physique peuvent sembler anodins. Pourtant, ils peuvent représenter jusqu’à 3 % du chiffre d’affaires annuel de votre entreprise.
Le passage à la gestion numérique des transactions permet d’économiser les coûts indirects liés au temps consacré au classement des documents, au suivi des données et à l’archivage des dossiers.
4. Mauvaise gestion du temps
Les réunions en personne, les livraisons de courrier et les échanges d’e-mails peu sûrs vous prennent beaucoup de temps.
Cependant, la signature numérique supprime ces activités chronophages. Toutes les parties concernées gagnent du temps et obtiennent le même résultat – avec une sécurité accrue. L’accélération des processus signifie que du temps supplémentaire est disponible, et il n’y a pas d’atout plus précieux que celui-là.
5. Tous les êtres humains font des erreurs
Lorsque la perte de temps est éliminée de l’équation, il ne reste qu’une chose qui menace le processus. Et c’est la faillibilité humaine.
Par exemple, envoyer un document à signer au mauvais destinataire, faire signer quelqu’un dans le mauvais ordre ou se perdre dans le processus.
Les outils de signature numérique se chargent du travail manuel et rendent le processus simple, sans erreur, traçable et automatisé. Toutes les parties sont tenues au courant, et la productivité est stimulée grâce à des délais d’exécution plus rapides.
6. La signature manuelle a un impact négatif sur l’expérience de l’utilisateur
Tous les inconvénients ci-dessus affectent l’expérience de vos clients et des parties prenantes. Par conséquent, la numérisation du processus de signature leur est également bénéfique.
Vos signataires gagnent également du temps et minimisent les efforts en signant numériquement, car ils peuvent le faire de n’importe quel endroit et à n’importe quel moment, directement depuis leur smartphone. Tout cela se traduit par une bien meilleure expérience utilisateur.
Sans compter que la praticité est un facteur de différenciation concurrentiel qui rend votre marque plus attrayante pour les clients, les investisseurs et les employés.
Une signature électronique peut-elle remplacer une signature manuscrite ?
eIDAS reconnaît l’effet juridique et la recevabilité des signatures électroniques comme preuve en justice. Toutefois, seules les signatures électroniques qualifiées ont, selon le règlement eIDAS, le même effet juridique qu’une signature manuscrite.
Vous pouvez utiliser des signatures électroniques pour signer la plupart des documents. Cependant, il existe certaines situations où la loi exige toujours une signature manuscrite.
Dans l’UE, les États membres restent libres d’exiger des signatures humides dans des cas spécifiques. Les exceptions sont souvent les suivantes :
- Contrats de location, transferts de propriété et autres transactions immobilières
- Les contrats prénuptiaux, les testaments, les actes d’adoption, les accords de divorce
- Certains documents d’entreprise tels que les certificats d’actions, d’émission, de titres et d’actions
- Les documents notariés
Aux États-Unis, il y a quelques exceptions, telles que :
- Les testaments, les codicilles et les fiducies testamentaires
- Les procurations de soins de santé et certains types de procurations
- Les documents relatifs à l’adoption, au divorce et à d’autres questions de droit de la famille
- Certains ins types d’accords immobiliers, les titres d’investissement certifiés (tels que les certificats d’actions)
- Les ordonnances judiciaires, les avis et autres documents judiciaires tels que les plaidoiries et les requêtes
Hormis les exceptions susmentionnées, les signatures électroniques peuvent remplacer les signatures humides dans la plupart des cas.
Les signatures électroniques ont rendu l’épreuve du « vendez-moi ce stylo » impossible à réussir. Les avantages du passage aux processus numériques sont évidents. Et l’adoption d’un logiciel de signature électronique semble être la seule voie possible.
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