“Tidligere tok det flere uker å få avtaler signert og tilbake til kontoret, men med Penneo kan prosessen gjøres på noen få minutter. Det er så mye mer effektivt.” – Daniel Finetto, leder for HR-tjenester hos Eltel
Om Eltel Networks
Eltel Networks er en ledende nordisk leverandør av feltservice for kommunikasjons- og kraftnett, som muliggjør en mer bærekraftig og oppkoblet verden både i dag og for kommende generasjoner.
Eltel ble grunnlagt i 2001, og har i dag mer enn 5400 ansatte og kontorer i syv land.
Utfordringen
HR-administrasjonen hos Eltel Sverige hadde store mengder manuelt arbeid tilknyttet papirarbeid, noe som tok opp mye av deres tid. De bestemte seg for at det var på tide å undersøke markedet for potensielle løsninger.
Når de undersøkte hvilke krav de hadde, kom de frem til at den riktige løsningen ville være:
- Brukervennlig: tilfredsstille behovene til alle ansatte, på tvers av avdelinger
- GDPR-kompatibel: HR-teamet tar personvern på største alvor
- Mobilvennlig: Mange ansatte er ute i felten hver dag, så enkel tilgang på tvers av enheter var avgjørende
Løsning
Etter å ha fått gode anbefalinger fra kolleger i Eltel Danmark, bestemte HR-teamet i Eltel Sverige seg for å implementere Penneo Sign.
Etter de innledende diskusjonene ble det klart at Penneos løsning kunne gi Eltel det de trengte. Et brukervennlig, mobilvennlig og GDPR-kompatibelt verktøy som ville gjøre det mulig å digitalisere mange av de HR-administrative prosessene.
“Onboarding-prosessen var også veldig bra – vi startet med 5-6 brukere og legger stadig til flere. Vi fikk mye hjelp av Penneo-teamet under onboardingen, og vi følte oss trygge i alle faser av prosessen.” – Daniel Finetto, leder for HR-tjenester i Eltel
En ekstra fordel var Penneos integrasjoner med flere eID-er over hele Norden. Fremtidige ansatte kan dermed signere arbeidskontraktene sine med sin lokale eID, selv om de kanskje bor i andre land som Danmark eller Finland.
Resultater
Etter en vellykket implementering håndterer Penneo nå det meste av den administrative dokumentasjonen knyttet til de ansatte – fra ansettelsesavtaler til taushetserklæringer og andre kontrakter.
All dokumentasjon er samlet på ett sted, noe som gjør det enkelt å ha full oversikt over prosessene – og dermed fjernes en stor del av det manuelle arbeidet som tidligere var forbundet med dette.
HR-teamet er allerede i gang med å utvide bruken av Penneo til andre typer prosesser og dokumentasjon. De samarbeider også med andre avdelinger for å kartlegge prosessene deres, slik at de også kan begynne å bruke Penneo i sine dokumentprosesser.
“Vi er veldig fornøyde med Penneo og med hvor brukervennlig systemet er. Vi har også fått gode tilbakemeldinger fra andre i organisasjonen, noe som er flott. Alle føler at prosessene går mye smidigere nå.” – Daniel Finetto, leder for HR-tjenester i Eltel
