Det brukade ta veckor att få tillbaka undertecknade avtal. Men med Penneo kan processen göras på några minuter. Det är så mycket effektivare.
— Daniel Finetto, HR-chef på Eltel
Om Eltel
Eltel är en ledande nordisk leverantör av fälttjänster för kommunikations- och kraftnät som möjliggör en mer hållbar och uppkopplad värld idag och för framtida generationer.
Eltel grundades 2001 och har idag mer än 5400 anställda och kontor i sju länder.
Utmaningar
HR-administrationsteamet på Eltel hade en stor mängd manuellt arbete med pappersarbete som var alldeles för tidskrävande. De bestämde sig för att det var dags att undersöka marknaden för potentiella lösningar.
När HR-teamet undersökte deras krav bedömde de att den rätta lösningen skulle omfatta följande:
- Användarvänligt: det ska uppfylla behoven hos alla anställda, på alla avdelningar.
- Efterlevnad av GDPR: HR-teamet ska ta dataskyddet på största allvar.
- Mobilanpassad: Många anställda är ute på plats dagligen, så det var viktigt med enkel åtkomst på olika enheter.
Lösning
Det svenska HR-teamet på Eltel fick goda rekommendationer från sina kollegor i Danmark och bestämde sig för att undersöka möjligheten att implementera Penneo Sign.
Efter de första diskussionerna stod det klart att Penneos lösning kunde ge Eltel vad de behövde. Ett användarvänligt, mobilanpassat och säkert verktyg som skulle göra det möjligt för dem att digitalisera många av de HR-administrativa processerna.
Onboardingprocessen var också mycket bra – vi började med 5-6 användare och fortsätter att lägga till fler. Vi fick mycket hjälp av Penneo-teamet under onboardingprocessen och vi kände oss trygga i varje steg av processen.
— Daniel Finetto, HR-chef på Eltel
En ytterligare fördel var Penneos integration med flera e-legitimationer i Norden. Framtida anställda skulle då kunna underteckna sina anställningsavtal med sin lokala e-legitimation, även om de bodde i andra länder som Danmark eller Finland.
Resultat
Efter en lyckad implementering hanteras nu det mesta av den administrativa dokumentationen för anställda med Penneo – allt från anställningsavtal till sekretessavtal och andra kontrakt.
All dokumentation förvaras på ett och samma ställe, vilket gör det enkelt att få en fullständig överblick över processerna – och därmed försvinner en stor del av det manuella arbete som tidigare krävdes för detta.
HR-teamet undersöker redan hur de kan bredda sin användning av Penneo till andra typer av processer och dokumentation. De samarbetar också med andra avdelningar för att kartlägga deras processer så att de också kan börja använda Penneo i sina dokumentflöden.
Vi är verkligen nöjda med Penneo och med hur användarvänligt systemet är. Vi har fått mycket bra feedback från andra inom organisationen också, vilket är bra. Alla känner att allting är mycket smidigare nu.
— Daniel Finetto, HR-chef på Eltel
