40-50%
documenten ondertekend geretourneerd
binnen dezelfde dag
Over B&L Accounting
B&L Accounting is een accountantskantoor in België met zo’n 300-400 klanten. Het bedrijf helpt andere organisaties met alles van boekhouding en accountancy tot fiscale en bedrijfsadviesdiensten.
De missie van B&L Accounting is om haar klanten de optimale begeleiding te bieden die hen in staat stelt hun bedrijfsdoelstellingen te bereiken.
Uitdaging
Zoals veel accountantskantoren heeft B&L het druk met het afhandelen van al het papierwerk voor haar cliënten, terwijl ze hen ook toegevoegde waarde wil bieden. Met verschillende documenten die op verschillende tijdstippen van het jaar voor elke klant moesten worden ondertekend, had B&L niet altijd de tijd om een goed overzicht te krijgen van wie wel of niet had ondertekend en om waar nodig een follow-up te doen.
Dit werd een uitdaging, vooral in het licht van de nieuwe wetgeving in België die strengere controles invoerde om ervoor te zorgen dat documenten ondertekend worden teruggestuurd.
Om de communicatie met klanten te verbeteren en ervoor te zorgen dat deze ook aan de wettelijke vereisten voldoet, besloot B&L Accounting op zoek te gaan naar een nieuwe tool om deze processen te helpen beheren.
Oplossing
Na enig onderzoek besloot het bedrijf Penneo Sign te implementeren. Penneo bood het meest aantrekkelijke pakket, voor zowel product functionaliteiten als prijsstelling.
De implementatie verliep soepel en B&L Accounting vond het platform van Penneo gemakkelijk te leren en te navigeren. Het bedrijf heeft een aantal aangepaste ondertekening flows opgezet, die zijn afgestemd op de processen van B&L, waardoor het werken met Penneo nog efficiënter is geworden.
“We zijn ook heel tevreden over de opvolging. Als er een vraag is of iets veranderd moet worden, stuur ik een mailtje naar onze Adoption Manager en krijg ik binnen een dag antwoord. Dat is echt goed.” – Stefanie Van Herck, Administratief assistente @ B&L Accounting
Het versturen van documenten via Penneo is even gemakkelijk als het versturen van een e-mail, en de automatische herinneringen zijn een life-saver.
“Ik krijg misschien 40-50% van de documenten dezelfde dag nog terug en ondertekend. Een week later kan ik zien dat ze een herinnering hebben gekregen omdat ik meer ondertekende documenten terugkrijg. De reminders zijn echt een geweldig ding.” – Stefanie Van Herck, Administratief assistente @ B&L Accounting
Resultaten
Alles wat ondertekend moet worden, wordt nu via Penneo verstuurd en documenten komen veel sneller – en ook in een veel hoger percentage – ondertekend terug. Dit maakt het voor B&L Accounting veel gemakkelijker om te blijven voldoen aan de nieuwe wettelijke vereisten.
“Op sommige dagen verstuur ik misschien wel 40 documenten op dezelfde dag en krijg ik sommige antwoorden meteen terug. Andere cliënten reageren binnen 30 minuten, en weer anderen doen er een dag of twee over. Het is echt een groot verschil om Penneo te gebruiken.” – Stefanie Van Herck, Administratief assistente @ B&L Accounting
Ook de communicatie met klanten is verbeterd. B&L heeft positieve feedback gekregen van veel klanten, die graag tekenen via Penneo. Ze kunnen ondertekenen vanaf hun mobiele telefoon, waardoor het proces veel handiger wordt.
“We zijn erg blij dat we Penneo gebruiken. We denken dat het een hele verbetering is voor ons bedrijf, omdat we meer dingen digitaal wilden gaan doen. Penneo is een stap in de goede richting.” – Stefanie Van Herck, Administratief assistente @ B&L Accounting
