34min
“…de snelste tijd waarin we een verslag met Penneo getekend hebben gekregen was 34 minuten.”
Sven Cornelis, Eigenaar & Partner bij Acco Accountants
Over Acco Accountants
Acco Accountants is een Belgische onderneming die haar activiteiten startte in 1985 en is uitgegroeid tot een referentie in haar sector. Zij helpen en adviseren cliënten met hun boekhouding, fiscaal beheer of juridische procedures.
Het bedrijf telt een 30-tal medewerkers, en twee kantoren, in Antwerpen en Mechelen.
Uitdaging
Acco Accountants heeft altijd de drive gehad om een modern bedrijf te blijven, en sinds 2016 is er besloten om de digitalisering van het bedrijf en de automatisering van hun processen te versnellen om een hogere kwaliteit van dienstverlening aan haar klanten te bieden.
De twee grootste uitdagingen waren:
- Het verminderen van handmatig werk en het besparen van tijd
- Het gebruik van een API om verbinding te maken met een bestaande en dynamische infrastructuur
“Voorheen was het typische proces in een accountantskantoor als het gaat om het laten ondertekenen van jaarverslagen een vrij papierachtige workflow. Je begon met alles uit te printen, stuurde het op, vroeg de klant om het te ondertekenen, en soms werd het document op de verkeerde plaatsen ondertekend… Het is altijd een beetje een uitdaging geweest om dat proces vlot te laten verlopen.” – Sven Cornelis, Eigenaar & Partner bij Acco Accountants
Wij zijn voortdurend op zoek naar nieuwe ideeën en methodes om onze business te verbeteren, en daardoor kunnen we ons vandaag positioneren als “een van de voorlopers van de accountancysector op het vlak van automatisering en digitalisering”.
Oplossing
Acco Accountants besloot Penneo Sign te implementeren om tijd te besparen en zich te concentreren op de essentie – hun klanten.
“Bij alles wat je automatiseert, wat je digitaliseert, moet je een stapje terug doen en jezelf afvragen: ‘Hoe doen we het vandaag? Hoe zouden we het morgen willen doen en hoe kunnen we dat het beste inbedden in een tool als Penneo?” – Sven Cornelis, Eigenaar & Partner bij Acco Accountants
De teams van Acco en Penneo werkten samen om een oplossing te ontwikkelen die past bij de technische vereisten van Acco Accountants (via API) en tegemoet komt aan hun dagelijkse uitdagingen.
“We hebben nu een integratie die communiceert tussen Silverfin, Penneo en met de klanten om documenten, jaarverslagen die getekend moeten worden, op tijd te krijgen. Alles loopt nu automatisch!” – Sven Cornelis, Eigenaar & Partner bij Acco Accountants
Het verzamelen van handtekeningen van verschillende stakeholders in een specifieke volgorde en het behouden van een volledig overzicht van het gehele proces was een belangrijke feature voor Acco Accountants.
“De ondertekening stromen van Penneo… het is een andere manier van werken.
Eigenlijk moet je vooraf bedenken hoe je de ondertekening stroom gaat opzetten, dus het dwingt je om 1. je eigen proces ter discussie te stellen, 2. het eventueel aan te passen en met nieuwe inzichten te werken, maar als dat eenmaal is opgezet, is het als een fluitje van een cent, zou ik bijna durven zeggen.” – Sven Cornelis, Eigenaar & Partner bij Acco Accountants
Met Penneo kan Acco Accountants haar klanten en partners nu een veilige en snelle manier bieden om documenten zoals jaarverslagen en compliance-gerelateerde materialen te ondertekenen en ervoor te zorgen dat alle deadlines worden gehaald.
Resultaten
De integratie van Penneo is voordelig geweest voor Acco Accountants, omdat het hen en hun klanten heeft geholpen om tijd te besparen. Ze kunnen nu documenten binnen enkele minuten uitwisselen en ondertekenen.
“…de snelste tijd waarin we een verslag met Penneo getekend hebben gekregen was 34 minuten.” – Sven Cornelis, Eigenaar & Partner bij Acco Accountants
De samenwerking met Penneo en itsme® in België was ook voor hun klanten een sterk voordeel. Zij kunnen veilig en snel hun identiteit bevestigen en digitaal tekenen met itsme®, over verschillende devices heen.
Acco Accountants vermeldde dat de communicatie met hun cliënten is vereenvoudigd, omdat ze in een paar klikken herinneringen kunnen instellen wanneer bijvoorbeeld een document niet op tijd is ondertekend.
“Het heeft ons veel tijd bespaard en het was ook interessanter voor de klanten, omdat er minder papierstromen zijn. We hebben veel tijd bespaard om ons op onze klanten te richten. Het is ook veel makkelijker om op te volgen, om te weten wat volledig afgerond is en naar wie we herinneringen moeten sturen.” – Sven Cornelis, Eigenaar & Partner bij Acco Accountants
