I løpet av de siste årene har stadig flere bedrifter tatt i bruk e-signaturer for å overvinne utfordringene knyttet til papirbaserte prosesser og øke effektiviteten. I tillegg til å gjøre det raskere å få dokumenter signert, gjør elektroniske signaturer selve signeringsprosessen mer praktisk for alle involverte.
Hva er en elektronisk signatur?
En e-signatur er den elektroniske ekvivalenten til en håndskrevet signatur. E-signaturer kan brukes til å signere elektroniske dokumenter som arbeidskontrakter, årsrapporter, engasjementsbrev, kjøpe- og salgsavtaler, og lignende.
Å opprette en e-signatur kan være så enkelt som å legge til tekst, et bilde eller et symbol i et elektronisk dokument med hensikt å signere det.
Virksomheter kan bruke elektroniske signaturer til å signere ansettelsesavtaler, årsregnskap, årsberetninger, oppdragsavtaler, engasjementsbrev, protokoller, leiekontrakter og andre forretningsdokumenter.
Tre ulike typer elektroniske signaturer
eIDAS-forordningen, som er implementert i norsk rett gjennom lov om elektroniske tillitstjenester, definerer tre typer elektroniske signaturer:
- Enkle elektroniske signaturer
- Avanserte elektroniske signaturer
- Kvalifiserte elektroniske signaturer
1. Enkle elektroniske signaturer (SES)
Enkle elektroniske signaturer opprettes vanligvis med hjelp av en nettbasert signaturgenerator. Disse verktøyene lar deg enten laste opp et bilde av signaturen din eller skrive/tegne navnet ditt på et PDF-dokument.
Siden det ikke er noen autentisering av underskriveren, er det ingen sikkerhet rundt signaturens opphav. Derfor kan underskriveren enkelt benekte e-signaturen (for eksempel ved å hevde at signaturen er forfalsket eller nekte for at de har signert dokumentene).
Av denne grunn vil enkle elektroniske signaturer ofte ikke være gyldige i retten. Det er imidlertid alltid opp til dommeren å avgjøre, fra sak til sak, om en enkel elektronisk signatur er juridisk bindende.
2. Avanserte elektroniske signaturer (AES)
En avansert elektronisk signatur er en type elektronisk signatur som oppfyller følgende sikkerhetskrav satt av eIDAS-forordningen:
- Den kan identifisere undertegneren
- Den er unikt knyttet til undertegneren
- Den er laget ved hjelp av signaturfremstillingsdata som undertegneren har enekontroll over
- Den er koblet til de signerte dataene på en slik måte at enhver endring kan oppdages
Videre må avanserte elektroniske signaturer være basert på en av de tre ETSI-standardene i henhold til EU-kommisjonens implementeringsvedtak 2015/1506 – dvs. PAdES, XAdES, CAdES.
I Penneo Sign kan du lage en avansert elektronisk signatur ved hjelp av BankID eller pass (via Nets ID Verifier). Avanserte elektroniske signaturer med BankID er juridisk bindende og tilnærmet umulig å forfalske.
Takket være det høyere sikkerhetsnivået, kan en avansert elektronisk signatur bevise ektheten til et signert dokument hvis det utfordres i retten. Det finnes imidlertid situasjoner der avanserte elektroniske signaturer ikke er tilstrekkelige, og loven krever bruk av en kvalifisert elektronisk signatur i stedet.
3. Kvalifiserte elektroniske signaturer (QES)
En kvalifisert elektronisk signatur er en avansert elektronisk signatur som:
- Er laget ved hjelp av en kvalifisert signaturfremstillingsenhet, som USB-tokens, smartkort eller fjernbaserte opprettelsesenheter
- Er basert på et kvalifisert digitalt sertifikat utstedt av en kvalifisert tillitstjenestetilbyder (QTSP)
Med andre ord er en kvalifisert elektronisk signatur en avansert e-signatur som har oppnådd en høyere bevisverdi ved å oppfylle disse to ekstra kravene. I EU/EØS-land har en kvalifisert elektronisk signatur samtidig samme rettsvirkning som en som en håndskreven signatur.
I Norge, kan man signere de fleste dokumenter med en avansert eller kvalifisert elektronisk signatur, men det finnes også unntak. Enkelte dokumenter, som for eksempel en oppsigelse fra arbeidsgivers side, må signeres for hånd.
Rettsvirkningen av elektroniske signaturer
EUs eIDAS-forordning fastslår at en elektronisk signatur ikke skal nektes rettsvirkning utelukkende fordi den er elektronisk. Det er imidlertid forskjeller i sikkerhetsnivået blant ulike typer elektroniske signaturer:
- Enkle elektroniske signaturer: laveste sikkerhetsnivå
- Avanserte elektroniske signaturer: betydelig sikkerhetsnivå
- Kvalifiserte elektroniske signaturer: høyeste sikkerhetsnivå
Hva er forskjellen mellom en elektronisk signatur og en digital signatur?
Generelt brukes begrepet «elektronisk signatur» som en fellesbetegnelse for enkle elektroniske signaturer, mens begrepet «digital signatur» brukes for å referere til avanserte og kvalifiserte elektroniske signaturer.
Den avgjørende forskjellen mellom en digital signatur og en elektronisk signatur er at en digital signatur oppfyller kravet om betryggende autentisering, mens en elektronisk signatur ikke gjør det.
Hva er fordelene med elektronisk signering?
Elektronisk signering hjelper bedrifter med å spare tid, redusere kostnader og forbedre kundeopplevelsen:
- Tidsbesparelser: En automatisert digital signeringsløsning fjerner mange tidkrevende manuelle oppgaver, slik at ansatte kan bruke mer tid på verdiskapende arbeid for kundene.
- Kostnadsbesparelser: Bedrifter kan spare betydelige kostnader ved å gå over til elektronisk signering. Automatisering av signaturprosessen reduserer utgifter knyttet til manuelle prosesser, som porto- og papirkostnader.
- Bedre kundeopplevelse: Elektronisk signering gir underskriverne større fleksibilitet ved å eliminere behovet for fysisk oppmøte. I stedet kan alle underskriverne signere dokumentene digitalt når det passer dem.
- Færre feil: Digitale signaturløsninger utfører rutineoppgaver med minimal menneskelig innblanding, noe som reduserer risikoen for menneskelige feil i signeringsprosessen.
- Bedre oversikt: En digital signeringsløsning gir bedre oversikt over dokumentene dine, noe som gjør det enklere å finne og få tilgang til dem.
I tillegg gir digitale signaturer ekstra fordeler som et høyt sikkerhetsnivå og overholdelse av lovkrav.
Penneo Sign: Elektronisk signering av dokumenter på få minutter
Penneo Sign er en ledende plattform for automatisering av signeringsprosesser for mellomstore og større bedrifter. Systemet er brukervennlig og oversiktlig, slik at du kan komme raskt i gang etter en kort opplæring.
Penneo Sign har mange innebygde funksjoner, hvor de viktigste er dokumentruting, digital signering med BankID og datainnsamling. Disse funksjonene forenkler signeringsprosessen for både ansatte og kunder.
Dokumentruting: Send dokumenter til flere underskrivere i en bestemt rekkefølge ved å tildele roller og sette opp automatiseringsregler for hver dokumenttype. Deretter rutes dokumentene automatisk gjennom systemet.
Digital signering: Ansatte og kunder kan signere dokumenter med BankID eller pass (via Nets ID-verifisering) fra telefoner, nettbrett og datamaskiner. Dette fremskynder signeringsprosessene og eliminerer behovet for fysiske møter.
Datainnsamling: Samle inn data fra klienter gjennom krypterte PDF-filer. Kryptering beskytter kundens personopplysninger og bidrar til å sikre overholdelse av personvernforordningen.
API og integrasjoner: Våre integrasjoner og API gjør det mulig å koble sammen verktøyene du allerede bruker med Penneo Sign, slik at du ikke trenger å manuelt overføre data og dokumenter mellom systemer.
Dashboard: Få full oversikt over signeringsprosesser med vårt dashboard, der du alltid kan se dokumentstatusen.
Vår løsning hjelper deg med å eliminere papirbaserte prosesser og automatisere manuelt arbeid, slik at du kan tilby en moderne opplevelse til kundene dine og forbedre medarbeidertilfredsheten.
