Elektronisk signering åpner nye muligheter for å gjøre bedriften din mer effektiv og konkurransedyktig. Men hva er egentlig en elektronisk signatur, og hvilke fordeler gir elektronisk signering?
Hva er en elektronisk signatur?
En elektronisk signatur, eller «e-signatur», er en teknikk som brukes for å signere dokumenter elektronisk. I henhold til eIDAS-forordningen er en e-signatur juridisk bindende og kan benyttes som bevis i retten.
Virksomheter kan bruke elektroniske signaturer til å signere ansettelsesavtaler, årsregnskap, årsberetninger, oppdragsavtaler, engasjementsbrev, protokoller, leiekontrakter og andre forretningsdokumenter.
Tre ulike typer elektroniske signaturer
eIDAS-forordningen, som er implementert i norsk rett gjennom lov om elektroniske tillitstjenester, definerer tre typer elektroniske signaturer:
- Enkle elektroniske signaturer
- Avanserte elektroniske signaturer
- Kvalifiserte elektroniske signaturer
1. Enkle elektroniske signaturer (SES)
En enkel elektronisk signatur er den mest grunnleggende typen elektronisk signatur. Ønsker du å lage en enkel e-signatur, kan du bruke en av følgende metoder:
- Skriv inn signaturen din
- Sett inn et bilde av signaturen din
- Tegn signaturen din med en mus eller fingeren
En enkel elektronisk signatur kan ikke identifisere undertegneren. Derfor er enkle elektroniske signaturer ikke like sikre som avanserte eller kvalifiserte elektroniske signaturer.
2. Avanserte elektroniske signaturer (AES)
En avansert elektronisk signatur er en type elektronisk signatur som oppfyller følgende krav:
- Den kan identifisere undertegneren,
- Den er unikt knyttet til undertegneren,
- Den er laget ved hjelp av signaturfremstillingsdata som undertegneren har enekontroll over,
- Den er koblet til de signerte dataene på en slik måte at enhver endring kan oppdages.
Videre må avanserte elektroniske signaturer være basert på en av de tre ETSI-standardene i henhold til EU-kommisjonens implementeringsvedtak 2015/1506 – dvs. PAdES, XAdES, CAdES.
I Penneo Sign kan du lage en avansert elektronisk signatur ved hjelp av BankID. Avanserte elektroniske signaturer med BankID er juridisk bindende og tilnærmet umulig å forfalske.
3. Kvalifiserte elektroniske signaturer (QES)
En kvalifisert elektronisk signatur er en avansert elektronisk signatur som er basert på et kvalifisert sertifikat og opprettet ved hjelp av et godkjent sikkert signaturfremstillingssystem. Dette er den sikreste typen elektroniske signaturer.
I EU/EØS-land har en kvalifisert elektronisk signatur samme rettsvirkning som en som en håndskreven signatur.
I Norge, kan man signere de fleste dokumenter med en avansert eller kvalifisert elektronisk signatur, men det finnes også unntak. Enkelte dokumenter, som for eksempel en oppsigelse fra arbeidsgivers side, må signeres for hånd.
Rettsvirkningen av elektroniske signaturer
EUs eIDAS-forordning fastslår at en elektronisk signatur ikke skal nektes rettsvirkning utelukkende fordi den er elektronisk. Det er imidlertid forskjeller i sikkerhetsnivået blant ulike typer elektroniske signaturer:
- Enkle elektroniske signaturer: laveste sikkerhetsnivå
- Avanserte elektroniske signaturer: betydelig sikkerhetsnivå
- Kvalifiserte elektroniske signaturer: høyeste sikkerhetsnivå
Hva er forskjellen mellom en elektronisk signatur og en digital signatur?
Generelt brukes begrepet «elektronisk signatur» som en fellesbetegnelse for enkle elektroniske signaturer, mens begrepet «digital signatur» brukes for å referere til avanserte og kvalifiserte elektroniske signaturer.
Den avgjørende forskjellen mellom en digital signatur og en elektronisk signatur er at en digital signatur oppfyller kravet om betryggende autentisering, mens en elektronisk signatur ikke gjør det.
Hva er fordelene med elektronisk signering?
Elektronisk signering hjelper bedrifter med å spare tid, redusere kostnader og forbedre kundeopplevelsen:
- Tidsbesparelser: En automatisert digital signeringsløsning fjerner mange tidkrevende manuelle oppgaver, slik at ansatte kan bruke mer tid på verdiskapende arbeid for kundene.
- Kostnadsbesparelser: Bedrifter kan spare betydelige kostnader ved å gå over til elektronisk signering. Automatisering av signaturprosessen reduserer utgifter knyttet til manuelle prosesser, som porto- og papirkostnader.
- Bedre kundeopplevelse: Elektronisk signering gir underskriverne større fleksibilitet ved å eliminere behovet for fysisk oppmøte. I stedet kan alle underskriverne signere dokumentene digitalt når det passer dem.
- Færre feil: Digitale signaturløsninger utfører rutineoppgaver med minimal menneskelig innblanding, noe som reduserer risikoen for menneskelige feil i signeringsprosessen.
- Bedre oversikt: En digital signeringsløsning gir bedre oversikt over dokumentene dine, noe som gjør det enklere å finne og få tilgang til dem.
I tillegg gir digitale signaturer ekstra fordeler som et høyt sikkerhetsnivå og overholdelse av lovkrav.
Penneo Sign: Elektronisk signering av dokumenter på få minutter
Penneo Sign er en ledende plattform for automatisering av signeringsprosesser for mellomstore og større bedrifter. Systemet er brukervennlig og oversiktlig, slik at du kan komme raskt i gang etter en kort opplæring.
Penneo Sign har mange innebygde funksjoner, hvor de viktigste er dokumentruting, digital signering med BankID og datainnsamling. Disse funksjonene forenkler signeringsprosessen for både ansatte og kunder.
Dokumentruting: Send dokumenter til flere underskrivere i en bestemt rekkefølge ved å tildele roller og sette opp automatiseringsregler for hver dokumenttype. Deretter rutes dokumentene automatisk gjennom systemet.
Digital signering: Ansatte og kunder kan signere dokumenter med BankID fra telefoner, nettbrett og datamaskiner. Dette fremskynder signeringsprosessene og eliminerer behovet for fysiske møter.
Datainnsamling: Samle inn data fra klienter gjennom krypterte PDF-filer. Kryptering beskytter kundens personopplysninger og bidrar til å sikre overholdelse av personvernforordningen.
API og integrasjoner: Våre integrasjoner og API gjør det mulig å koble sammen verktøyene du allerede bruker med Penneo Sign, slik at du ikke trenger å manuelt overføre data og dokumenter mellom systemer.
Dashboard: Få full oversikt over signeringsprosesser med vårt dashboard, der du alltid kan se dokumentstatusen.
Vår løsning hjelper deg med å eliminere papirbaserte prosesser og automatisere manuelt arbeid, slik at du kan tilby en moderne opplevelse til kundene dine og forbedre medarbeidertilfredsheten.
