Elektronisk signering skaper nye muligheter for å gjøre bedriften din mer effektiv og konkurransedyktig. Men hva er en elektronisk signatur egentlig? Og hva er de viktigste fordelene med elektronisk signering?
Hva er en elektronisk signatur?
En elektronisk signatur, eller «e-signatur», er en teknikk som kan benyttes til å signere dokumenter elektronisk. I følge eIDAS-forordningen er en e-signatur juridisk bindende og kan brukes som bevis i retten.
Virksomheter kan bruke elektroniske signaturer til å signere ansettelsesavtaler, årsregnskap, årsberetning, oppdragsavtaler, engasjementsbrev, protokoll, leiekontrakter og andre forretningsdokumenter.
Tre ulike typer elektroniske signaturer
eIDAS-forordningen (som er implementert i norsk rett gjennom lov om elektroniske tillitstjenester) definerer tre typer elektroniske signaturer:
- Enkle elektroniske signaturer
- Avanserte elektroniske signaturer
- Kvalifiserte elektroniske signaturer
1. Enkle elektroniske signaturer (SES)
En enkel elektronisk signatur er den mest grunnleggende typen elektronisk signatur. Ønsker du å lage en enkel e-signatur, kan du bruke en av følgende metoder:
- Skriv inn signaturen din
- Sett inn et bilde av signaturen din
- Tegn signaturen din med en mus eller fingeren
En enkel elektronisk signatur kan ikke identifisere undertegneren. Derfor er enkle elektroniske signaturer ikke like sikre som avanserte eller kvalifiserte elektroniske signaturer.
2. Avanserte elektroniske signaturer (AES)
En avansert elektronisk signatur er en type elektronisk signatur som oppfyller følgende krav:
- den kan identifisere undertegneren,
- den er entydig knyttet til undertegneren,
- den er laget ved hjelp av signaturfremstillingsdata som undertegneren har enekontroll over, og
- den er knyttet til dataene som den vedrører på en slik måte at enhver senere endring kan oppdages.
I Penneo Sign kan du lage en avansert elektronisk signatur ved hjelp av BankID. Avanserte elektroniske signaturer med BankID er juridisk bindende og tilnærmet umulig å forfalske.
3. Kvalifiserte elektroniske signaturer (QES)
En kvalifisert elektronisk signatur er en avansert elektronisk signatur som er basert på et kvalifisert sertifikat og fremstilt av et godkjent sikkert signaturfremstillingssystem. Kvalifiserte elektroniske signaturer er den sikreste typen elektroniske signaturer.
I EU/EØS-land har en kvalifisert elektronisk signatur samme rettsvirkning som en som en håndskreven signatur.
I Norge, kan man signere de fleste dokumenter med en avansert eller kvalifisert elektronisk signatur, men det finnes også unntak. Noen dokumenter, for eksempel oppsigelse fra arbeidsgivers side, må signeres for hånd.
Rettsvirkningen av elektroniske signaturer
EUs eIDAS-forordningen sier at en elektronisk signatur skal ikke nektes rettsvirkning alene av den grunn at den er elektronisk. Noen elektroniske signaturer er imidlertid sikrere enn andre.
- Enkle elektroniske signaturer: laveste sikkerhetsnivå
- Avanserte elektroniske signaturer: betydelig sikkerhetsnivå
- Kvalifiserte elektroniske signaturer: høyeste sikkerhetsnivå
Hva er forskjellen mellom en elektronisk signatur og en digital signatur?
Generelt brukes begrepet «elektronisk signatur» som en fellesbetegnelse for enkle elektroniske signaturer, mens begrepet «digital signatur» brukes for å referere til avanserte og kvalifiserte elektroniske signaturer.
Den avgjørende forskjellen mellom en digital signatur og en elektronisk signatur er at en digital signatur oppfyller kravet om betryggende autentisering, mens en elektronisk signatur ikke gjør det.
Hva er fordelene med elektronisk signering?
Elektronisk signering hjelper bedrifter med å spare tid, redusere kostnader og gi en bedre kundeopplevelse.
- Tidsbesparelser: En automatisert digital signeringsløsning kan fjerne mange tidkrevende manuelle oppgaver, slik at dine ansatte kan bruke mer tid på verdiskapende arbeid for kundene.
- Kostnadsbesparelser: Bedrifter kan spare mye penger ved å gå over til elektronisk signering. Ved å automatisere signaturprosessen kan du kutte ned kostnadene knyttet til manuelle prosesser, herunder porto- og papirkostnader.
- Bedre kundeopplevelse: Elektronisk signering gir underskriverne mye mer fleksibilitet, fordi de slipper å møte opp fysisk. I stedet kan alle underskriverne signere dokumentene elektronisk når det passer dem.
- Mindre feil: Digitale signaturløsninger kan utføre rutineoppgaver med minimal menneskelig innblanding. Mindre manuelt arbeid betyr mindre risiko for menneskelige feil i signeringsprosessen.
- Bedre oversikt: Med en digital signeringsløsning får du bedre oversikt over dokumentene dine. Det er også lettere å finne og få tilgang til dokumentene.
Digitale signaturer gir ekstra fordeler som et høyt sikkerhetsnivå og overholdelse av lovkrav.
Hvilke dokumenter kan signeres digitalt?
Mange bedrifter bruker elektroniske signaturer for å overvinne utfordringene med papirbaserte prosesser og forbedre kundeopplevelsen. Her er noen eksempler på dokumenter som du kan signere digitalt:
- Ansettelsesavtaler
- Styredokumenter
- Årsregnskap og årsberetning
- Kjøpskontrakter
- Oppdragsavtaler
- Generalforsamlingsdokumenter
- Engasjementsbrev
- Taushetserklæring
- Leiekontrakter
- Stiftelsesdokument
- Protokoll
Penneo Sign: Elektronisk signering av dokumenter på få minutter
Penneo Sign er en ledende plattform for automatisering av signeringsprosesser for større og mellomstore bedrifter. Systemet er veldig brukervennlig og oversiktlig, så du kommer svært raskt i gang etter relativt kort opplæring.
Det er mange funksjoner innebygd i Penneo Sign, og de viktigste er dokumentruting, digital signering med BankID og datainnsamling. Disse funksjonene forenkler signeringsprosessen for både ansatte og kunder.
Dokumentruting: Du kan sende dokumenter til flere underskrivere i en bestemt rekkefølge. Det eneste du trenger å gjøre da, er å tildele roller til underskriverne og sette opp automatiseringsregler for hver type dokument. Når du har gjort dette, vil systemet rute dokumentene automatisk.
Digital signering: Ansatte og kunder kan signere dokumenter med BankID fra sine telefoner, nettbrett og datamaskiner. Dette bidrar til å fremskynde signeringsprosesser og eliminerer behovet for fysiske møter.
Datainnsamling: Med Penneo Sign kan du samle inn data fra klienter gjennom krypterte PDF-skjemaer. Kryptering beskytter dine kunders personopplysninger og hjelper deg med å sikre overholdelse av personvernforordningen.
API og integrasjoner: Våre integrasjoner og API gjør det mulig å koble sammen verktøyene du allerede bruker med Penneo Sign, slik at du ikke trenger å manuelt overføre data og dokumenter mellom systemer.
Dashboard: Dokumentstatusen er alltid synlig i dashboardet ditt. Dashboard har som formål å gi deg en bedre oversikt over signeringsprosesser.
Vår løsning hjelper deg å bli kvitt papirbaserte prosesser og automatisere manuelt arbeid, slik at du kan gi en moderne opplevelse til kundene dine og forbedre medarbeidertilfredsheten.
Be om en gratis prøveversjon og begynn å signere dokumenter elektronisk i dag!
