En elektronisk signatur er den elektroniske ekvivalenten til en håndskrevet signatur. Ved å signere elektronisk kan bedrifter forbedre effektiviteten og få dokumenter signert raskere. Å lage en elektronisk signatur kan være så enkelt som å plassere en tekst, et bilde eller et symbol på et elektronisk dokument.
Hva er typene elektroniske signaturer?
eIDAS-forordningen (som er implementert i norsk rett gjennom lov om elektroniske tillitstjenester) definerer tre typer elektroniske signaturer:
- Elektroniske signaturer
- Avanserte elektroniske signaturer
- Kvalifiserte elektroniske signaturer
1. Elektroniske signaturer (SES)
En elektronisk signatur som ikke er avansert eller kvalifisert, lages ved å laste opp et bilde av signaturen din eller skrive navnet ditt på en PDF. Vanligvis kan denne typen signatur ikke identifisere underskriveren. Derfor kan underskriveren nekte å ha signert dokumentene.
Dessuten kan ikke en elektronisk signatur som ikke er avansert eller kvalifisert beskytte det signerte dokumentet mot endringer, så alle kan gjøre endringer i dokumentet etter signering.
I de fleste tilfeller kan ikke denne typen elektronisk signatur brukes som bevis i retten. Det vil imidlertid alltid være opp til dommeren å avgjøre om en elektronisk signatur er juridisk bindende eller ikke.
2. Avanserte elektroniske signaturer (AES)
En avansert elektronisk signatur er en type elektronisk signatur som skal oppfylle følgende sikkerhetskrav:
- den er entydig knyttet til underskriveren,
- den kan identifisere underskriveren,
- den er laget ved hjelp av elektroniske signaturframstillingsdata som underskriveren har enekontroll over, og
- den er knyttet til dataene som er signert med denne signaturen, på en slik måte at eventuelle etterfølgende endringer i dataene kan oppdages.
I Penneo Sign kan du lage avanserte elektroniske signaturer ved hjelp av en sertifikatbasert digital ID som NemID, MitID, BankID, itsme®, FTN etc.
I de fleste tilfeller er en avansert elektronisk signatur juridisk bindende og kan brukes som bevis i retten.
3. Kvalifiserte elektroniske signaturer (QES)
En kvalifisert elektronisk signatur er en avansert elektronisk signatur som er basert på et kvalifisert sertifikat og fremstilt av et godkjent sikkert signaturfremstillingssystem.
I EU/EØS-land har en kvalifisert elektronisk signatur samme rettsvirkning som en som en håndskreven signatur.
Er elektroniske signaturer juridisk bindende?
I henhold til EUs eIDAS-forordning, skal en elektronisk signatur ikke nektes rettsvirkning kun fordi den er elektronisk. Men ikke alle elektroniske signaturer har samme rettsvirkning.
- Elektroniske signaturer som ikke er avanserte eller kvalifiserte: I de fleste tilfeller kan ikke disse elektroniske signaturene brukes som bevis i retten.
- Avanserte elektroniske signaturer: I de fleste tilfeller kan avanserte elektroniske signaturer brukes som bevis i retten.
- Kvalifiserte elektroniske signaturer: En kvalifisert elektronisk signatur har samme rettsvirkning som en håndskreven signatur. Derfor kan kvalifiserte elektroniske signaturer alltid brukes som bevis i retten.
Hva er forskjellen mellom en elektronisk signatur og en digital signatur?
Begrepet «elektroniske signaturer» brukes for å referere til elektroniske signaturer som ikke er avanserte eller kvalifiserte.
På den annen side brukes begrepet «digitale signaturer» for å referere til avanserte og kvalifiserte elektroniske signaturer.
Avslutningsvis er forskjellen mellom elektroniske signaturer og digitale signaturer at digitale signaturer har et høyere sikkerhetsnivå og større bevisverdi enn elektroniske signaturer.
Hva er fordelene med elektronisk signering?
Mange bedrifter begynte å signere dokumenter elektronisk for å redusere kostnadene, forbedre kundeopplevelsen og fremskynde signeringsprosessene.
- Effektivitet: Dine ansatte bruker mye verdifull tid på manuelle signeringsprosesser. Elektronisk signering hjelper bedrifter med å spare tid og redusere feil ved å automatisere tidkrevende, manuelle oppgaver.
- Kostnadsbesparelser: Å få dokumenter signert manuelt kan være svært kostbart. Elektronisk signering hjelper bedrifter med å redusere kostnadene forbundet med manuelt arbeid, papir, utskrift og porto.
- Bedre kundeopplevelse: Elektronike signaturer eliminerer bryet med å skrive ut og sende dokumenter. Kundene dine kan signere dokumenter elektronisk med bare noen få klikk fra hvor som helst og når som helst.
Digitale signaturer gir ekstra fordeler som et høyt sikkerhetsnivå og overholdelse av lovkrav.
Når kan jeg bruke en elektronisk signatur?
Mange bedrifter bruker elektroniske signaturer for å overvinne utfordringene med papirbaserte prosesser og forbedre kundeopplevelsen. Her er noen eksempler på dokumenter som du kan signere digitalt:
- Arbeidskontrakter
- Årsrapporter
- Revisjonsrapporter
- Møteprotokoller
- Engasjementsbrev
- Taushetserklæring
- Låneavtaler
- Leieavtaler
- Kommersielle avtaler
- Leasingavtaler
- Webskjemaer
- Tilbakebetalingsavtaler
- Forsikringsavtaler
Hvordan kan jeg signere elektronisk?
Du kan bruke Penneo Sign til å lage både elektroniske signaturer og digitale signaturer.
Du kan lage en elektronisk signatur ved å:
- skrive navnet ditt på dokumentet
- tegne signaturen din med en mus/touchpad
- sette inn et bilde av signaturen i PDF-en
For å lage en digital signatur med Penneo Sign, må du bruke din nasjonale eID. Støttede eID-er inkluderer itsme®, NemID, svensk BankID, norsk BankID, finsk BankID og Mobiilivarmenne.
Penneo Sign: Elektronisk signering av dokumenter på få minutter
Leter du etter en sikker programvare for elektronisk signering? Da er Penneo Sign den rette løsningen for deg.
Vår løsning hjelper deg å bli kvitt papirbaserte prosesser og automatisere manuelt arbeid, slik at du kan gi en moderne opplevelse til kundene dine og forbedre medarbeidertilfredsheten.
Be om en gratis prøveversjon og begynn å signere dokumenter elektronisk i dag!
