Nuförtiden använder många företag lösningar för e-signatur för att övervinna de utmaningar som är förknippade med pappersbaserade processer och öka effektiviteten.
Den här artikeln definierar de olika typerna av elektroniska signaturer, inklusive digitala signaturer, och belyser fördelarna med e-signering.
Vad är en elektronisk signatur?
En e-signatur eller elektronisk signatur är den elektroniska motsvarigheten till en handskriven signatur. Du kan använda en e-signatur för att signera elektroniska dokument såsom anställningsavtal, årsredovisningar, försäljningsavtal m.m.
Att skapa en e-signatur kan vara så enkelt som att placera en text, en bild eller en symbol på ett elektroniskt dokument.
Vilka är de olika typerna av elektroniska signaturer?
I EU definierar eIDAS-förordningen tre typer av e-signaturer
- Enkla elektroniska signaturer (SES)
- Avancerade elektroniska signaturer (AES)
- Kvalificerade elektroniska signaturer (QES)
1. Enkla elektroniska signaturer (SES)
Enkla elektroniska signaturer är e-signaturer som vanligtvis skapas genom att ladda upp en bild av din signatur eller skriva/rita ditt namn på ett PDF-dokument.
I många fall kan undertecknaren inte identifieras genom en enkel elektronisk signatur. Detta betyder att undertecknaren lätt kan förneka att hen har undertecknat ett dokument.
I allmänhet betyder detta att enkla elektroniska signaturer i många fall inte kan användas som bevis vid rättsliga förfaranden. Det är alltid upp till domaren att avgöra om en enkel elektronisk signatur är juridiskt bindande eller inte.
2. Avancerade elektroniska signaturer (AES)
En avancerad elektronisk signatur är en typ av elektronisk signatur som uppfyller följande säkerhetskrav enligt eIDAS-förordningen:
- Den ska vara unikt knuten till undertecknaren.
- Undertecknaren ska kunna identifieras genom den.
- Den ska vara skapad på grundval av uppgifter för skapande av elektroniska underskrifter som undertecknaren med hög grad av tillförlitlighet kan endast använda under sin egen kontroll.
- Den ska vara kopplad till de uppgifter som den används för att underteckna på ett sådant sätt att alla efterföljande ändringar av uppgifterna kan upptäckas.
Videre må avanserte elektroniske signaturer være basert på en av de tre ETSI-standardene i henhold til EU-kommisjonens implementeringsvedtak 2015/1506 – dvs. PAdES, XAdES, CAdES.
För att uppfylla dessa krav baseras avancerade elektroniska signaturer på kryptografi med offentliga nycklar, digitala certifikat och hashalgoritmer. Du kan skapa en avancerad elektronisk signatur med ett certifikatbaserat digitalt ID som BankID, MitID, itsme® m.m
I de flesta fall är en avancerad elektronisk signatur juridiskt bindande och kan användas som bevis vid rättsliga förfaranden.
3. Kvalificerade elektroniska signaturer (QES)
En kvalificerad elektronisk signatur är en typ av elektronisk signatur som skapas med hjälp av en kvalificerad underskriftstjänst och är baserad på ett kvalificerat certifikat för elektroniska signaturer.
Enligt eIDAS har en kvalificerad elektronisk signatur samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift i alla EU/EES-länder.
Är en elektronisk signatur juridiskt bindande?
Enligt eIDAS-förordningen bör en elektronisk signatur inte nekas rättslig verkan på grund av att den är i elektronisk form. Alla elektroniska signaturer har dock inte samma rättsverkan.
- Enkla elektroniska signaturer: I många fall kan enkla elektroniska signaturer inte användas som bevis vid rättsliga förfaranden.
- Avancerade elektroniska signaturer: Avancerade elektroniska signaturer har ett högre bevisvärde än enkla elektroniska signaturer. I de flesta fall kan avancerade elektroniska signaturer användas som bevis vid rättsliga förfaranden.
- Kvalificerade elektroniska signaturer: Kvalificerade elektroniska signaturer har samma rättsliga verkan som handskrivna signaturer. Därför kan de alltid användas som bevis vid rättsliga förfaranden.
Vad är skillnaden mellan en elektronisk signatur och en digital signatur?
Termen ”elektroniska signaturer” används för att hänvisa till enkla elektroniska signaturer.
När det gäller att hänvisa till avancerade och kvalificerade elektroniska signaturer används termen digitala signaturer
.
Sammanfattningsvis är skillnaden mellan en elektronisk signatur och en digital signatur att en digital signatur har en högre säkerhetsnivå och större större bevisvärde än en elektronisk signatur.
Vilka är fördelarna med e-signering?
Många företag använder e-signaturer för att minska kostnaderna och få dokument signerade snabbare. De viktigaste fördelarna med e-signering är:
- Effektivitet: Manuella signeringsprocesser är mycket tidskrävande. Genom att underteckna avtal elektroniskt kan företag spara tid och minska fel.
- Kostnadsbesparingar: E-signering hjälper företag att minska kostnaderna för manuellt arbete, papper, utskrift och porto.
- Bättre kundupplevelse: E-signaturer eliminerar besväret med att skriva ut och skicka dokument. Kunder kan e-signera dokument var som helst och när som helst.
Digitala signaturer ger ytterligare fördelar som efterlevnad av juridiska krav och en högre säkerhetsnivå.
När kan jag använda en e-signatur?
Finn ut hvilke typer dokumenter som kan signeres med elektronisk signatur i henhold til svensk lov.
Skapa en e-signatur med Penneo Sign
Du kan använda Penneo för att skapa både elektroniska signaturer och digitala signaturer.
I Penneo Sign kan du e-signera ett dokument genom att:
- skriva ditt namn i dokumentet
- rita din signatur med en mus/pekplatta
- infoga en bild av signaturen i PDF:en
För att signera en PDF digitalt i Penneo Sign måste du använda ett eID som t.ex BankID, MitID, Mobiilivarmenne.
Penneo Sign: Elektronisk signering med bara några klick
Letar du efter en säker programvara för e-signering? Då är Penneo Sign rätt lösning för dig.
Vår lösning hjälper dig att automatisera manuellt arbete, så att du kan ge en modern upplevelse till dina kunder och förbättra medarbetarnas tillfredsställelse.
