Guide till användning av elektroniska signaturer

Som en del av EU omfattas Sverige av eIDAS-förordningen , som skapat standarder som ger elektroniska signaturer och e-identiteter samma juridiska ställning som deras fysiska motsvarigheter.

Alla e-signaturer kan användas för att signera dokument online, och lagen förbjuder diskriminering av en signatur enbart på grund av att den är i elektronisk form. Med andra ord, vilken metod som än används för att signera elektroniskt kommer det alltid att vara upp till domaren att avgöra om signaturen ska anses giltig eller inte i det specifika fallet.

Även om alla e-signaturer är potentiellt tillåtna i en domstol har inte alla samma juridiska status som en handskriven signatur. Baserat på deras säkerhetsnivå definierar eIDAS tre typer av e-signaturer : Enkla e-signaturer (SES), avancerade e-signaturer (AES) och kvalificerade e-signaturer (QES).

Varje medlemsstat kan definiera användningsfall där dokument kan signeras med en enkel e-signatur och situationer då avancerade eller kvalificerade e-signaturer istället krävs. Dessutom kan varje land besluta om att kräva en handskriven signatur för specifika fall.

Signaturtyp som krävs enligt lag

Enkla elektroniska signaturer (SES)

Enkla elektroniska signaturer kan användas i alla de fall där en signatur behöver appliceras på ett dokument, förutom de situationer där lagen kräver en avancerad eller kvalificerad e-signatur.

SES kan användas för:

HR-dokument (förutom uppsägningar), inklusive anställningsavtal, sekretessavtal, etc.
Kommersiella avtal, inklusive inköpsorder, upphandlingsdokument, försäljningsavtal, fakturor
Konsumentavtal, inklusive öppningsdokument för nya detaljhandelskonton, försäljningsvillkor, tjänstevillkor, mjukvarulicenser, orderbekräftelser, leveransdokumentation
Bostäder och kommersiella hyresavtal agreements
Licenser för immateriella rättigheter som patent, upphovsrätt, varumärken och annan immateriell egendomsöverföring

Avancerade elektroniska signaturer (AES)

AES eller QES måste användas för:

Årsrapporter upprättade i elektronisk form (kap. 2 sek. 7 i Årsredovisningslagen)
Vissa fastighetshandlingar som uppdragsavtalet och depositionsavtalet – enligt den nyligen ändrade fastighetsmäklarlagen (5 § Fastighetsmäklarlag 2021)
Certifikat skapade i elektronisk form (kap. 1 sek. 5a i Förordningen om bank- och finansieringsrörelse)
Elektroniska erbjudanden om så begärs av den upphandlande enheten, under:
- Kap. 10 sek. 3 i Lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet
- Kap. 9 sek. 3 i Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster
- Kap. 12 sek. 7 § i Lagen om offentlig upphandling
Ansökan om kallelse i tvistemål och fullmakt (kap. 33 sek. första och kap. 12 sek. 8 i Rättegångsbalken)
Register över intäkter som skapats elektroniskt (26 § i Lagen om insyn i finansiering av partier)
Andra dokument för vilka en AES eller QES krävs enligt:
- Aktiebolagslagen (kap. 1 sek. 13)
- Lagen om ekonomiska föreningar (kap. 1 sek. 7)
- Revisionslagen (2 §)
- Konsumentkreditlagen (Avd. 43)
- Lagen om medlemsbanker (kap. 1 sek. 7)
- Stiftelselagen (kap. 1 sek. 9)
- Sparbankslagen (kap. 1 sek. 4)
- Lagen om avbetalningsköp mellan näringsidkare m.fl. (11 §)

Kvalificerade elektroniska signaturer (QES)

QES måste användas för:

Vissa avtal som regleras av familjerätten som äktenskapsförord och samboavtal (kap. 7 sek. 3 Äktenskapsbalken och Avd. 9 Sambolagen)

Handskrivna underskrifter

Handlingar som överlåter rättigheterna till en fastighet eller en tillgång kan inte lämnas elektroniskt (Jordabalken). Regeringen och bemyndigade myndigheter får dock meddela föreskrifter om att en ansökan om registrering får lämnas i form av en elektronisk handling.
Aktiebrev, emissionsbevis, konvertibla instrument utgivna i form av skuldebrev och teckningsoptioner (kap. 6 sek. 3 och kap. 11 sek. 6 § Aktiebolagslag).
Testamente och testamente ska upprättas skriftligen och undertecknas i samtidig närvaro av två vittnen, som ska bestyrka handlingen med sina namn (kap. 10 sek. 1 § Ärvdabalken).

Speciella fall

Avancerade e-signaturer kan användas för årsredovisningar, bokslut samt protokoll och beslut från årsstämmor, styrelsemöten och aktieägarstämmor i enlighet med aktiebolagslagen, årsredovisningslagen och lagen om ekonomiska föreningar. Däremot ska årsredovisningen lämnas till Bolagsverket (SCRO) tillsammans med en så kallad verifieringssida som informerar om att underskrifterna är gjorda elektroniskt, styrker deras giltighet samt kopplar underskrifterna till de undertecknade dokumenten. En sådan sida måste innehålla information om undertecknarnas identiteter och tidpunkten för underskrift samt möjliggöra verifiering av underskrifternas giltighet och äkthet. Dessutom måste vissa dokument (som bekräftelseintyg och meddelanden) alltid vara handsignerade och lämnas in i original eller via SCRO:s e-tjänst. Årsredovisningen kan därför antingen signeras digitalt och sedan skrivas ut och bifogas de handsignerade bekräftelseintygen och aviseringarna och postas till SCRO eller så kan den lämnas in elektroniskt via SCRO:s e-tjänst, av styrelseledamot eller VD som undertecknar bekräftelseintyget och loggar in med sitt eID för att granska, signera och skicka in årsredovisningen.
Meddelande om uppsägning ska lämnas till arbetstagaren personligen eller med rekommenderat brev till den anställdes senast kända adress (10, 20 och 38 § i Lagen om anställningsskydd). Det här innebär dock inte att en uppsägning inte kan undertecknas elektroniskt, det betyder bara att en fysisk kopia av meddelandet fortfarande måste levereras till den anställde.

Kan man använda Penneo för att signera digitalt i Sverige?

Ja! Du kan använda Penneo för att skapa en avancerad elektronisk signatur via BankID.

Dessutom kan du också använda andra eID:n för att signera med Penneo som norskt BankID, NemID, FTN, itsme® och MitID.

Om du inte har något eID kan du använda Penneos Touch – signatur för att skapa en enkel e-signatur genom att rita den, skriva ditt namn eller ladda upp en bild av din signatur.

Eftersom regellandskapet ständigt utvecklas, och strängare krav för giltigheten av e-signaturer kan komma att implementeras i framtiden, är det säkraste valet att förlita sig på en kvalificerad tillhandahållare av betrodd tjänster. Dessutom kommer det att visa sig vara en utmärkt investering i att framtidssäkra din verksamhet, säkerställa efterlevnad och säkra smidigt gränsöverskridande samarbete.

FRISKRIVNING: Innehållet som tillhandahålls på den här webbplatsen är avsett att hjälpa till att förstå den juridiska ramen för e-signaturer och inte att tjäna som juridisk rådgivning. Eftersom lagar och förordningar kan ändras ofta kan vi inte garantera riktigheten av den information som presenteras, eftersom den kanske inte är uppdaterad med den senaste juridiska utvecklingen. Penneo frånsäger sig allt ansvar gällande det här materialet, uttryckt eller underförstått, i den utsträckning som lagen tillåter. Vi föreslår att du konsulterar en licensierad advokat i ditt område för råd om specifika juridiska frågor och jurisdiktioner. (Senast uppdaterad: juni 2022)